Der Arbeitsplan bestimmt, wann ein Mitarbeiter in der Planung verfügbar ist. Wenn Sie den Arbeitsplan nicht einrichten, erscheint der Mitarbeiter an allen Tagen in der Planung - auch an seinen freien Tagen. Das möchten Sie nicht.
Vertragstypen in Bas
Bevor Sie den Arbeitsplan einrichten, ist es gut zu wissen, welche Vertragstypen Bas kennt. Der Vertragstyp bestimmt, wie der Mitarbeiter in der Planung erscheint.
Vertragstyp | Wann wählen | Beispiel |
Feste Stunden | Mitarbeiter mit festem Vertrag und festen Stunden | Vollzeit-Umzugshelfer, 40 Stunden pro Woche |
Payroll / Fremdpersonal | Selbstständige, die über Partnerunternehmen arbeiten, Zeitarbeitskräfte | Weaver-Kraft, Fremdpersonal über anderes Umzugsunternehmen |
Variabel | Null-Stunden-Vertrag, Abrufkräfte, befristete Kräfte | Wochenend-Abrufkraft, Saisonmitarbeiter |
Tipp: Haben Sie eine Abrufkraft mit einem Null-Stunden-Vertrag? Geben Sie diese als variabel mit null Stunden ein. So erscheint der Mitarbeiter nicht standardmäßig in der Planung, aber Sie können diese Person bei Bedarf manuell einplanen.
Schritt 1 - Arbeitsplan öffnen
Gehen Sie zu HRM > Mitarbeiter und klicken Sie auf einen Mitarbeiter. Suchen Sie den Bereich Arbeitsplan.
Fahren Sie mit der Maus über den Arbeitsplan-Block und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Sie sehen nun eine Übersicht der Wochentage.
Schritt 2 - Verfügbarkeit pro Tag einrichten
Tragen Sie pro Tag ein, ob der Mitarbeiter arbeitet, und wenn ja, von wann bis wann.
Beispiel 1: Vollzeitmitarbeiter (40 Stunden)
Tag | Verfügbar | Von | Bis |
Montag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dienstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Mittwoch | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donnerstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Freitag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Samstag | Nein | -- | -- |
Sonntag | Nein | -- | -- |
Beispiel 2: Teilzeitmitarbeiter (32 Stunden, halber Freitag)
Tag | Verfügbar | Von | Bis |
Montag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dienstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Mittwoch | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donnerstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Freitag | Ja | 07:00 | 12:00 |
Samstag | Nein | -- | -- |
Sonntag | Nein | -- | -- |
Beispiel 3: Teilzeitmitarbeiter (24 Stunden, Montag-Mittwoch)
Tag | Verfügbar | Von | Bis |
Montag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dienstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Mittwoch | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donnerstag | Nein | -- | -- |
Freitag | Nein | -- | -- |
Samstag | Nein | -- | -- |
Sonntag | Nein | -- | -- |
Schritt 3 - Gerade/ungerade Wochen einrichten (optional)
Arbeiten Sie mit Mitarbeitern, die abwechselnd arbeiten? Zum Beispiel die eine Woche vier Tage, die andere Woche fünf Tage? Dann verwenden Sie den Arbeitsplan-Typ gerade/ungerade Wochen.
Wie funktioniert gerade/ungerade?
Das System bestimmt anhand der Wochennummer, ob es eine gerade oder ungerade Woche ist: - Gerade Woche (Woche 2, 4, 6, usw.): Plan A - Ungerade Woche (Woche 1, 3, 5, usw.): Plan B
Beispiel: Mitarbeiter arbeitet jede zweite Woche freitags
Plan gerade Wochen:
Tag | Verfügbar | Von | Bis |
Montag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dienstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Mittwoch | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donnerstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Freitag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Plan ungerade Wochen:
Tag | Verfügbar | Von | Bis |
Montag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Dienstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Mittwoch | Ja | 07:00 | 16:00 |
Donnerstag | Ja | 07:00 | 16:00 |
Freitag | Nein | -- | -- |
Schritt 4 - Individuellen Plan einrichten (optional)
Haben Sie einen Mitarbeiter mit einem stark abweichenden Plan? Verwenden Sie dann individuell (custom). Sie können dann pro Woche oder pro Zeitraum angeben, wann jemand verfügbar ist.
Dies ist praktisch für: - Mitarbeiter, die jeden Monat eine andere Planung haben - Mitarbeiter mit wechselnden Diensten - Saisonmitarbeiter
Tipp: Beginnen Sie mit Standard oder gerade/ungerade. Individuell ist nur für komplexe Situationen nötig. Zu viele individuelle Pläne machen Ihre Planung unübersichtlich.
Schritt 5 - Speichern und prüfen
Klicken Sie auf Speichern. Der Arbeitsplan ist nun aktiv.
Prüfen Sie, ob es stimmt, indem Sie zur Planung gehen. Sie sehen nun nur die Mitarbeiter, die an diesem Tag laut ihrem Arbeitsplan verfügbar sind.
Achtung: Ein nicht ausgefüllter Arbeitsplan bedeutet, dass das System davon ausgeht, dass der Mitarbeiter jeden Tag verfügbar ist. Sie erhalten dann eine unübersichtliche Planung. Nehmen Sie sich die Zeit, dies für jeden Mitarbeiter korrekt einzutragen.
Warum ist der Arbeitsplan wichtig?
Ohne Arbeitsplan:
Mitarbeiter erscheint an allen Tagen in der Planung
Auch an freien Tagen, Urlaubstagen, Wochenenden
Die Planung wird unübersichtlich
Sie können versehentlich jemanden an einem freien Tag einplanen
Mit Arbeitsplan:
Mitarbeiter erscheint nur an Arbeitstagen
Die Planung ist übersichtlich
Sie sehen sofort, wer verfügbar ist
Sie können nicht versehentlich jemanden an einem freien Tag einplanen
Tipps
Tragen Sie den Arbeitsplan immer ein. Ohne Arbeitsplan erscheint ein Mitarbeiter an allen Tagen in der Planung, auch an freien Tagen. Das macht Ihre Planung unübersichtlich.
Beginnen Sie einfach. Verwenden Sie wo möglich Standardpläne. Gerade/ungerade und individuell sind nur für abweichende Situationen nötig.
Prüfen Sie in der Planung. Nach dem Einrichten des Plans prüfen Sie in der Planung, ob der Mitarbeiter an den richtigen Tagen erscheint.
Passen Sie bei Änderungen an. Wenn ein Mitarbeiter in Teilzeit wechselt oder den Plan ändert, vergessen Sie nicht, den Arbeitsplan anzupassen.
Achtung
Arbeitsplan nicht einrichten sorgt dafür, dass der Mitarbeiter an falschen Tagen in der Planung erscheint. Nehmen Sie sich die Zeit, dies pro Mitarbeiter korrekt einzutragen.
Zu komplex anfangen mit individuellen Plänen macht Ihre Planung unübersichtlich. Beginnen Sie einfach und erweitern Sie bei Bedarf.
Vergessen anzupassen bei Vertragsänderung. Wenn jemand von Vollzeit zu Teilzeit wechselt, muss der Plan mit angepasst werden.
Zeiten falsch eingeben (z. B. 16:00 - 07:00 statt 07:00 - 16:00) sorgt für Fehler in der Planung.
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