Das Aufgabensystem in Bas ist der Motor hinter Ihrem täglichen Arbeitsablauf. Jede Aktion, die Sie durchführen müssen - vom Versenden eines Angebots bis zur Bearbeitung einer Schadensmeldung - erscheint als Aufgabe auf Ihrer Startseite.
Bas kennt über 40 Standardaufgaben. In diesem Artikel sehen Sie, welche Aufgaben es gibt und was sie tun. Im nächsten Artikel legen Sie fest, welche Aufgaben aktiv sind und welches Team sie sieht.
Warum dies wichtig ist
Ein Umzugsunternehmen mit 5 Lastwagen, 15 Mitarbeitern und einer vollen Planung erzeugt schnell Hunderte von Aufgaben pro Woche. Wenn Sie alle 40+ Aufgaben aktivieren, wächst die Anzahl schnell an.
Achtung: Die Faustregel lautet: weniger ist mehr. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die wirklich zu Ihrem Arbeitsprozess passen, und schalten Sie den Rest aus. Zu viele Aufgaben führen dazu, dass das Team die Aufgabenliste ignoriert und zu Papierlisten zurückkehrt.
Planungsaufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Umzug einplanen | Erinnerung, den Umzug einzuplanen | Ein |
Kunden für Besichtigung kontaktieren | Erinnerung, den Kunden für einen Besichtigungstermin zu kontaktieren | Ein |
Kartonlieferung planen | Erinnerung, die Kartonlieferung einzuplanen | Ein |
Kartonabholung planen | Erinnerung, die Kartons nach dem Umzug abzuholen | Ein |
Mitarbeiter für Auftrag einplanen | Erzeugt eine Aufgabe pro Auftrag, um Mitarbeiter einzuplanen | Optional |
Material für Auftrag einplanen | Erzeugt eine Aufgabe pro Auftrag, um Material einzuplanen | Optional |
Lager für Projekt reservieren | Erinnerung, Lager zu reservieren | Ein (wenn Sie Lagerung anbieten) |
Genehmigungen beantragen | Erinnerung, Genehmigungen (z. B. Halteverbotszone) zu beantragen | Ein |
Halteverbotszone einrichten | Erinnerung, die Halteverbotszone einzurichten | Optional |
Mitarbeiter abwesend, aber für Auftrag eingeplant | Warnung, dass ein eingeplanter Mitarbeiter abwesend ist | Ein |
Material nicht verfügbar, aber für Auftrag eingeplant | Warnung, dass eingeplantes Material nicht verfügbar ist | Ein |
Vertriebsaufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Angebot versenden | Erinnerung, das Angebot zu versenden | Ein |
Angebot abgelaufen | Erinnerung, dass das Angebot ohne Reaktion abgelaufen ist | Ein |
Angebot abgelehnt | Meldung, dass der Kunde das Angebot abgelehnt hat | Optional |
Angebot versenden fehlgeschlagen | Fehlermeldung: Das Versenden des Angebots ist fehlgeschlagen | Ein |
Neuer Lead konnte nicht erstellt werden | Fehlermeldung beim automatischen Erstellen eines Leads | Ein |
Aufgaben zur Rechnungsstellung
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Rechnung versenden | Erinnerung, die Rechnung zu versenden | Ein |
Rechnung fertigstellen | Erinnerung, eine Rechnung im Entwurf fertigzustellen | Ein |
Anzahlungsrechnung versenden | Erinnerung, die Anzahlungsrechnung zu versenden | Ein |
Endrechnung versenden | Erinnerung, die Endrechnung zu versenden | Ein |
Rechnung versenden nach Einlagerung | Erinnerung, nach der Einlagerung eine Rechnung zu versenden | Ein (wenn Sie Lagerung anbieten) |
Rechnung abgelaufen | Meldung, dass eine Rechnung unbezahlt abgelaufen ist | Ein |
Rechnung versenden fehlgeschlagen | Fehlermeldung: Das Versenden der Rechnung ist fehlgeschlagen | Ein |
Peppol-Rechnung versenden fehlgeschlagen | Fehlermeldung: Die Peppol-E-Rechnung ist fehlgeschlagen | Ein (wenn Sie Peppol verwenden) |
Schadensaufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Schaden bearbeiten | Erinnerung, den Schaden mit dem Kunden weiterzuverfolgen | Ein |
Garantiezertifikat-Aufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Umzugszertifikat beantragen | Erinnerung, das Zertifikat bei Schouten Zekerheid zu beantragen | Ein (nur wenn Sie ein anerkannter Umzugsunternehmer sind) |
Zertifikat nicht synchronisiert | Fehlermeldung: Das Zertifikat wurde nicht korrekt synchronisiert | Ein (nur bei Schouten Zekerheid) |
Diese Aufgaben sind nur relevant, wenn Sie ein anerkannter Umzugsunternehmer sind und mit Schouten Zekerheid arbeiten. Falls nicht, schalten Sie diese Aufgaben aus.
HRM-Aufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Mitarbeiterzertifikat läuft ab | Meldung, dass Code 95, VCA oder ein anderes Zertifikat bald abläuft | Optional |
Mitarbeiter hat Stunden nicht eingetragen | Meldung, dass ein Mitarbeiter seine Stunden nicht erfasst hat | Optional |
Mitarbeiter wird Überstunden machen | Warnung, dass ein Mitarbeiter Überstunden leisten wird | Optional |
Mitarbeiter hat Urlaub, ist aber eingeplant | Warnung, dass ein Mitarbeiter im Urlaub trotzdem eingeplant ist | Ein |
Mitarbeiter krankgemeldet | Meldung, dass sich ein Mitarbeiter krankgemeldet hat | Optional |
Mitarbeiter krank, aber eingeplant | Warnung, dass ein kranker Mitarbeiter eingeplant ist | Ein |
Mitarbeiter hat Spesenabrechnung eingereicht | Meldung, dass eine Spesenabrechnung zur Beurteilung bereitsteht | Optional |
Mitarbeiter hat Urlaubsantrag eingereicht | Meldung, dass ein Urlaubsantrag zur Beurteilung bereitsteht | Optional |
Tipp: HRM-Aufgaben müssen Sie nicht sofort einrichten. Die meisten Unternehmen nehmen sich HRM erst nach mindestens einem Monat im Live-Betrieb vor. Die Warnaufgaben (Urlaub/krank, aber eingeplant) sind jedoch sofort nützlich.
Aufgaben zur Buchhaltungsanbindung
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Rechnung nicht synchronisiert | Meldung, wenn eine Rechnung nicht mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert wurde | Ein (wenn Sie eine Buchhaltungsanbindung haben) |
Problem bei der Synchronisierung eines externen Mitarbeiters | Fehlermeldung bei der Synchronisierung eines externen Mitarbeiters | Ein (wenn Sie eine Buchhaltungsanbindung haben) |
Sonstige Aufgaben
Aufgabe | Was sie tut | Empfehlung |
Auftrag nicht abgeschlossen | Meldung, dass ein Auftrag in der App nicht abgeschlossen wurde | Ein |
Projekt abschließen | Erinnerung, das Projekt/den Vorgang abzuschließen | Ein |
E-Mail versenden fehlgeschlagen | Fehlermeldung: Eine E-Mail konnte nicht versendet werden | Ein |
Material muss geprüft werden | Erinnerung, dass Material zur Prüfung ansteht | Optional |
Bestand fast aufgebraucht | Meldung, dass ein Lagerartikel (z. B. Kartons) fast aufgebraucht ist | Optional |
Wichtig: Aufgaben sind Erinnerungen, keine automatischen Aktionen
Das System versendet niemals automatisch ein Angebot oder eine Rechnung aufgrund einer Aufgabe. Aufgaben sind Erinnerungen, die Ihnen mitteilen, dass etwas erledigt werden muss. Die Aktion selbst - das Versenden eines Angebots, das Erstellen einer Rechnung - führen Sie immer manuell aus. Dies ist eine bewusste Entscheidung: Sie behalten stets die Kontrolle darüber, was an Ihre Kunden geht.
Tipps
Beginnen Sie mit den Basisaufgaben. Aktivieren Sie nur Aufgaben, die Sie wirklich benötigen. Weniger ist mehr.
Fehlermeldungen immer aktiv. Aufgaben wie "Rechnung versenden fehlgeschlagen" und "E-Mail versenden fehlgeschlagen" möchten Sie immer sehen. Ohne diese Meldungen übersehen Sie Probleme.
Warnaufgaben sind wertvoll. Aufgaben wie "Mitarbeiter krank, aber eingeplant" verhindern Planungsfehler.
HRM kommt später. Urlaub, Krankheit und Spesenabrechnungen sind ein eigenes Projekt. Aktivieren Sie diese Aufgaben erst, wenn die Basisfunktionen (Vertrieb, Planung, Rechnungsstellung) stabil laufen.
Achtung
Zu viele Aufgaben aktivieren führt zu einer unübersichtlichen Aufgabenliste. Bei einem geschäftigen Unternehmen mit mehr als 10 Vorgängen pro Woche kann sich das schnell summieren. Beginnen Sie mit den Basisaufgaben und erweitern Sie, sobald es stabil läuft.
Fehlermeldungen ausschalten ist riskant. Wenn eine Rechnung nicht versendet wird oder eine E-Mail fehlschlägt, möchten Sie das wissen. Lassen Sie Fehlermeldungsaufgaben immer aktiviert.
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