Die Buchhaltungsanbindung sorgt dafür, dass Rechnungen, die Sie in Bas erstellen, automatisch in Ihrer Buchhaltung landen. Keine doppelte Eingabe, kein Abtippen, keine Fehler.
Was synchronisiert wird: - Rechnungen ins Verkaufsbuch - Kundendaten in die Debitorenbuchhaltung - Zahlungen ins Bankbuch - Sachkontobuchungen auf die richtigen Konten
Achtung: Das Zuordnen der Sachkonten machen Sie gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten während der Sitzung "Pakete & Tarife". Das erfordert Kenntnis Ihrer Buchhaltungsstruktur.
Verfügbare Buchhaltungspakete
Buchhaltungssoftware | Art der Anbindung | Komplexität |
Exact Online | OAuth (Anmeldung) | Hoch - am umfangreichsten |
SnelStart | Direkte Anbindung | Mittel - übersichtlich |
Yuki | API-Anbindung | Mittel - erfordert Portalverwalter-Rechte |
AFAS | BCC-Anbindung | Niedrig - Rechnungen als PDF per BCC |
Exact Globe | Direkte Anbindung | Hoch |
Reeleeze | Direkte Anbindung | Mittel |
Octopus | Direkte Anbindung | Mittel |
King Finance | Direkte Anbindung | Mittel |
Schritt 1 - Verbindung herstellen
Die genauen Schritte unterscheiden sich je nach Buchhaltungssoftware. Nachfolgend die Vorgehensweise pro Paket.
Exact Online (am häufigsten)
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Anbindungen
Suchen Sie Exact Online und klicken Sie auf Anbinden
Melden Sie sich mit Ihrem Exact Online-Konto an
Wählen Sie die richtige Administration - Wenn Sie mehrere Administrationen haben (zum Beispiel eine Holding und eine Betriebsgesellschaft), wählen Sie die Administration der Betriebsgesellschaft. Nicht die Holding.
Erteilen Sie Bas die Berechtigung zur Synchronisierung
Klicken Sie auf Speichern
Achtung: Der häufigste Fehler bei Exact Online ist die Auswahl der falschen Administration. Wenn Sie eine Holding-Struktur haben, wählen Sie immer die Administration, in der die Rechnungen landen sollen, nicht die Holding.
SnelStart
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Anbindungen
Suchen Sie SnelStart und klicken Sie auf Anbinden
Geben Sie Ihre SnelStart-Anmeldedaten ein
Klicken Sie auf Speichern
Yuki
Melden Sie sich im Yuki-Portal mit Portalverwalter-Rechten an
Gehen Sie zu Portalverwalter > Einstellungen > Webservice API Key
Kopieren Sie den API-Schlüssel und den Administrationscode
Gehen Sie in Bas zu Einstellungen > Arbeitsweise > Anbindungen
Suchen Sie Yuki und klicken Sie auf Anbinden
Geben Sie den API-Schlüssel und den Administrationscode ein
Klicken Sie auf Speichern
Achtung: Für Yuki benötigen Sie Portalverwalter-Rechte. Nicht jeder Benutzer hat diese Rechte. Den API-Schlüssel finden Sie über Portalverwalter > Einstellungen > Webservice API Key. Wenn Sie selbst kein Portalverwalter sind, bitten Sie Ihren Buchhalter, Ihnen diese Rechte zu erteilen oder den Schlüssel für Sie zu generieren.
AFAS
AFAS hat keine direkte API-Anbindung an Bas. Stattdessen funktioniert es über eine BCC-E-Mail-Adresse: Jede Rechnung, die Bas versendet, wird als PDF zusätzlich an AFAS gesendet.
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Anbindungen
Suchen Sie AFAS und klicken Sie auf Anbinden
Geben Sie die BCC-E-Mail-Adresse ein, die Ihnen AFAS mitgeteilt hat
Klicken Sie auf Speichern
Achtung: Über die BCC-Anbindung werden nur Rechnungen an AFAS gesendet, keine Erinnerungen. Erinnerungen verarbeiten Sie bei Bedarf separat in AFAS.
Exact Globe
Exact Globe funktioniert nicht über eine direkte API-Anbindung. Stattdessen verwenden Sie eine XML/Finement-Datei.
Gehen Sie in Bas zu Rechnungsstellung und wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie exportieren möchten
Wählen Sie Als XML herunterladen (Finement-Format)
Öffnen Sie Exact Globe und gehen Sie zum Importbildschirm
Importieren Sie die heruntergeladene XML-Datei
Dies ist ein manueller Prozess, den Sie pro Rechnungsstapel durchführen.
Schritt 2 - Der Startdatum-Trick
Dies ist einer der nützlichsten Tricks während des Onboardings. Das System synchronisiert nur Rechnungen, die nach dem Startdatum der Anbindung erstellt wurden. Das können Sie clever nutzen.
Das Problem
Beim Üben erstellen Sie Testrechnungen. Ist die Buchhaltungsanbindung bereits aktiv, landen diese Testrechnungen in Ihrer echten Buchhaltung. Das wollen Sie nicht.
Die Lösung
Stellen Sie das Startdatum der Buchhaltungsanbindung auf ein Datum in der Zukunft (zum Beispiel das geplante Go-live-Datum)
Üben Sie ruhig mit Testrechnungen - sie werden nicht synchronisiert
Beim Go-live: passen Sie das Startdatum auf das echte Startdatum an
Alle Rechnungen ab diesem Datum werden automatisch synchronisiert
Beispiel
Heute ist der 15. März
Ihr Go-live ist für den 1. April geplant
Stellen Sie das Startdatum auf den 1. April
Üben Sie vom 15. März bis zum 1. April, ohne dass Testrechnungen in die Buchhaltung gelangen
Am 1. April: stellen Sie das Startdatum auf den 1. April (oder das gewünschte Datum)
Ab jetzt werden alle echten Rechnungen synchronisiert
Tipp: Diesen Trick können Sie auch nutzen, um die Buchhaltungsperiode zu überschreiben. So werden Rechnungen im richtigen Monat gebucht, auch wenn Sie sie erst ein paar Tage später erstellen.
Testrechnung mit dem Startdatum-Trick
Möchten Sie dennoch testen, ob die Anbindung funktioniert, während das Startdatum in der Zukunft liegt? Das ist möglich:
Stellen Sie das Startdatum vorübergehend auf heute
Erstellen Sie eine Testrechnung über EUR 1
Versenden Sie die Rechnung und prüfen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware, ob sie ankommt
Prüfen Sie insbesondere, ob die BTW korrekt berechnet wird
Erstellen Sie eine Gutschrift, um die Testrechnung zu korrigieren
Stellen Sie das Startdatum wieder in die Zukunft
Achtung: Tun Sie dies immer, bevor Sie 75 Rechnungen auf einmal versenden. Es ist besser, ein Problem bei einer Testrechnung über EUR 1 zu entdecken als bei einem ganzen Stapel echter Rechnungen.
Schritt 3 - Debitorennummerierung vereinbaren
Bevor Sie die Buchhaltungsanbindung aktivieren, vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter eine Debitorennummerierung. Das verhindert Verwechslungen zwischen Kunden, die aus Bas kommen, und Kunden, die bereits in Ihrer Buchhaltung standen.
Eine häufig verwendete Vorgehensweise ist die 9er-Serie: Alle Debitoren aus Bas erhalten eine Nummer, die mit 9 beginnt (zum Beispiel 9001, 9002, 9003). Alles ohne 9er-Präfix ist ein bestehender Kunde aus Ihrem alten System.
Stellen Sie dies bei der Anbindung ein, damit neue Kunden automatisch das richtige Nummernformat erhalten.
Schritt 4 - Sachkonten zuordnen
Nach dem Herstellen der Verbindung müssen Ihre Umsatzgruppen in Bas mit den richtigen Sachkonten in Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft werden.
Umsatzgruppe in Bas | Sachkonto | Beispiel |
Umzug privat | 8000 | Umsatz privat |
Umzug geschäftlich | 8001 | Umsatz geschäftlich |
Einlagerung privat | 8002 | Umsatz Einlagerung |
Kartonverkauf | 8050 | Umsatz Materialien |
Garantiezertifikat | 8150 | Umsatz Zertifikate |
Achtung: Das Zuordnen der Sachkonten machen Sie gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten. Das erfordert Kenntnis Ihrer Buchhaltungsstruktur. Falsche Zuordnungen bedeuten, dass Rechnungen auf die falschen Konten gebucht werden. Das möchten Sie vermeiden.
Schritte für die Zuordnung:
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Umsatzgruppen
Wählen Sie für jede Umsatzgruppe das zugehörige Sachkonto aus Ihrer Buchhaltungssoftware
Stellen Sie die richtigen BTW-Codes ein (21%, 9%, 0%, Reverse-Charge)
Klicken Sie auf Speichern
Schritt 5 - Testrechnung versenden
Bevor Sie mit der Buchhaltungsanbindung live gehen:
Erstellen Sie eine Testrechnung in Bas
Versenden Sie die Rechnung
Prüfen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware, ob die Rechnung korrekt eingegangen ist
Prüfen Sie: Steht der Betrag auf dem richtigen Sachkonto?
Prüfen Sie: Stimmt der BTW-Code?
Prüfen Sie: Ist der Debitor korrekt angelegt?
Wenn alles stimmt, ist die Anbindung einsatzbereit.
Achtung: Führen Sie diesen Test durch, bevor Sie das Startdatum auf das echte Datum setzen. Nutzen Sie den Startdatum-Trick: Stellen Sie das Startdatum vorübergehend auf heute, versenden Sie die Testrechnung, prüfen Sie das Ergebnis, und stellen Sie das Startdatum danach wieder auf die Zukunft bis zum Go-live.
Tipps
Nutzen Sie den Startdatum-Trick bei der Buchhaltung. Stellen Sie das Startdatum auf ein Datum in der Zukunft, damit Ihre Testrechnungen nicht in Ihrer echten Buchhaltung landen. Das erspart Ihnen eine Menge Aufräumarbeit.
Geben Sie Ihren Umsatzgruppen verständliche Namen. Nennen Sie sie "Umzug privat" und "Kartonverkauf" - nicht "Sachkonto 8000 innergemeinschaftlich 21%". Ihre Kollegen müssen bei der Rechnungsstellung die richtige Gruppe auswählen können.
Testen Sie jede Anbindung vor dem Go-live. Erstellen Sie eine Testrechnung, führen Sie eine Testzahlung durch, fragen Sie ein Testzertifikat an. Es ist besser, jetzt ein Problem zu entdecken als nach dem Go-live.
Richten Sie die Buchhaltungsanbindung nicht in zwei Browser-Tabs gleichzeitig ein. Wenn zwei Benutzer gleichzeitig auf der Einstellungsseite arbeiten, kann dies einen Reload-Konflikt verursachen. Arbeiten Sie mit einer Person gleichzeitig an den Anbindungen.
Achtung
Das Startdatum der Buchhaltungsanbindung nicht einstellen bedeutet, dass Testrechnungen in Ihrer echten Buchhaltung landen. Nutzen Sie den Startdatum-Trick und passen Sie das Datum erst beim Go-live an.
Sachkonten nicht korrekt zuordnen führt dazu, dass Rechnungen auf falsche Konten gebucht werden. Das führt zu Fehlern in Ihren Finanzberichten. Führen Sie die Zuordnung immer gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten oder Buchhalter durch.
Yuki ohne Portalverwalter-Rechte bedeutet, dass die Anbindung fehlschlägt. Fragen Sie vorab Ihren Buchhalter, ob Sie die richtigen Rechte haben.
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Nächster Schritt: Weitere Anbindungen - binden Sie Ihren Kalender, Ihre Website und WhatsApp Business an Bas an.