Fähigkeiten und Rollen einrichten

Die Fähigkeiten und Rollen, die Sie einem Mitarbeiter zuweisen, bestimmen, was diese Person in Bas sehen und tun kann. Dies ist ein wichtiger Bestandteil: Wählen Sie sorgfältig, welche Fähigkeiten und Rollen Sie zuweisen.

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Schritt 1 - Fähigkeiten auswählen

Gehen Sie zu HRM > Mitarbeiter und klicken Sie auf einen Mitarbeiter. Suchen Sie den Bereich Fähigkeiten und wählen Sie die Fähigkeiten aus, die zu diesem Mitarbeiter passen.

Fähigkeiten für die Mitarbeiter-App (Frontoffice)

Fähigkeiten für das Backoffice (Büro)

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Schritt 2 - Kombinationen anwenden

Ein Mitarbeiter kann mehrere Fähigkeiten haben. Der Inhaber eines kleinen Unternehmens ist oft gleichzeitig Administration, Planer und Vorarbeiter. Ein Umzugsberater hat meist auch die Fähigkeit Umzugshelfer oder Vorarbeiter.

Beispiele für Kombinationen:

Fähigkeiten vs. Rollen in der Planung

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Fähigkeiten und Rollen in der Planung:

• Fähigkeiten bestimmen, was ein Mitarbeiter in der App und im Backoffice kann

• Rollen in der Planung bestimmen, in welcher Rolle jemand bei einem Auftrag eingesetzt wird (z. B. als Vorarbeiter, Umzugshelfer oder Einpacker)

Der Planer kann immer einen Mitarbeiter in eine Rolle einteilen, auch wenn dieser Mitarbeiter die zugehörige Fähigkeit nicht hat. Zum Beispiel: Ein Umzugshelfer ohne die Fähigkeit "Vorarbeiter" kann dennoch als Vorarbeiter eingeplant werden. Das System gibt dann eine Warnung, blockiert es aber nicht.

Die Fähigkeiten dienen also als Richtlinie für den Planer. Sie werden gewarnt, wenn Sie jemanden in einer Rolle einsetzen, für die diese Person die Fähigkeit nicht hat, aber Sie können dies immer übersteuern, wenn die Situation es erfordert.

Tipp: Geben Sie die Fähigkeit Vorarbeiter nicht jedem. Der Vorarbeiter ist derjenige, der den Auftrag abschließt, den Kunden unterschreiben lässt und Schäden meldet. Wenn jeder Vorarbeiter ist, wissen Sie nicht mehr, wer was ausgefüllt hat. Planen Sie pro Auftrag einen Vorarbeiter ein.

Fähigkeiten und E-Mail-Benachrichtigungen

Fähigkeiten bestimmen nicht nur, was ein Mitarbeiter tun kann, sondern auch welche E-Mail-Benachrichtigungen er erhält. Ein Mitarbeiter mit der Fähigkeit "Administration" erhält beispielsweise Benachrichtigungen über eingehende Leads und Angebotsbestätigungen.

Tipp: Erhält ein Mitarbeiter unnötige E-Mail-Benachrichtigungen? Prüfen Sie dann, welche Fähigkeiten zugewiesen sind. Durch Entfernen einer nicht mehr relevanten Fähigkeit stoppt auch der zugehörige Mailstrom. So vermeiden Sie ein überfülltes Postfach.

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Schritt 3 - Rollen zuweisen

Neben Fähigkeiten kennt Bas auch Rollen, die Zugriff auf bestimmte Funktionen geben. Sie sehen und ändern Rollen über HRM > Mitarbeiter. Klicken Sie auf einen Mitarbeiter, und Sie sehen unter der Überschrift Rollen, welche Rollen aktiv sind.

Wer bekommt welche Rolle?

Achtung: Vergeben Sie die Rolle Administrator nur an Personen, denen Sie voll vertrauen. Ein Administrator kann alle Rollen ändern und alle Funktionen nutzen.

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Schritt 4 - Vertragsstunden einrichten

Tragen Sie beim Mitarbeiter auch die Vertragsstunden pro Woche ein. Dies ist wichtig für: - Die Kapazitätsberechnung in der Planung - Die Stundenerfassung (tatsächlich vs. vertraglich) - Eventuell später das HRM-Modul (Urlaub, Überstunden)

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Beispiel: typischer Personalbestand

Nachfolgend ein Beispiel, wie Fähigkeiten und Rollen verteilt sein können:

Achten Sie darauf, dass nicht jeder Vorarbeiter ist. Nur die Personen, die tatsächlich Aufträge leiten, haben diese Fähigkeit.

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Tipps

• Seien Sie zurückhaltend mit der Fähigkeit Vorarbeiter. Nur die Personen, die tatsächlich Aufträge leiten, sollten Vorarbeiter sein.

• Vergeben Sie Administrator nur an vertrauenswürdige Personen. Ein Administrator kann alle Einstellungen ändern.

• Kombinieren Sie Fähigkeiten, wo es sinnvoll ist. Ein Umzugsberater ist oft auch Umzugshelfer, ein Lagermitarbeiter hilft manchmal bei Aufträgen.

• Tragen Sie Vertragsstunden immer ein. Dies ist wichtig für die Kapazitätsberechnung und Stundenerfassung.

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Achtung

• Zu viele Vorarbeiter sorgt dafür, dass Sie nicht mehr wissen, wer den Auftrag abgeschlossen hat und wer den Kunden hat unterschreiben lassen.

• Keine Fähigkeiten zugewiesen bedeutet, dass ein Mitarbeiter nichts in der App sehen oder tun kann. Vergessen Sie nicht, Fähigkeiten zuzuweisen.

• Unnötige Fähigkeiten stehen lassen sorgt für unnötige E-Mail-Benachrichtigungen. Entfernen Sie Fähigkeiten, die nicht mehr zutreffen, um den Mailstrom zu begrenzen.

• Administrator an jeden vergeben ist ein Sicherheitsrisiko. Vergeben Sie diese Rolle nur an Personen, denen Sie voll vertrauen.

• Vertragsstunden nicht ausgefüllt sorgt für Probleme bei der Kapazitätsberechnung und Stundenerfassung.

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Mehr erfahren?

• Fähigkeiten von Mitarbeitern und ihre Rolle in der Planung - Erklärung pro Fähigkeit und die Auswirkung auf die Planung

• Rollen von Mitarbeitern - Wie Rollen funktionieren und welche Funktionen sie freischalten

Nächster Schritt: Arbeitsplan einrichten - konfigurieren Sie, wann Ihre Mitarbeiter in der Planung verfügbar sind.