Avant de pouvoir planifier des chantiers, vos véhicules doivent être enregistrés dans le système. Dans cette étape, vous ajoutez tous vos camions de déménagement, camions-fourgons et éventuels autres véhicules avec les données correctes.
Les dimensions et les coûts que vous renseignez ici seront utilisés plus tard pour la planification, le calcul du cubage et le post-calcul.
Étape 1 - Ouvrir l'aperçu des véhicules
Allez dans Paramètres > Matériel > Véhicules. Vous y trouverez un aperçu de tous les véhicules déjà enregistrés dans le système. Dans un nouvel environnement, cet aperçu est encore vide.
Cliquez sur Nouveau véhicule pour ajouter votre premier véhicule.
Étape 2 - Renseigner les données de base
Renseignez les données de base suivantes :
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Nom | Un nom reconnaissable que vous retrouverez dans le planning | Camion 1, Camion-fourgon Borne |
Type | Choisissez le bon type (voir l'explication ci-dessous !) | Camion |
Plaque d'immatriculation | La plaque d'immatriculation du véhicule | AB-123-CD |
Marque/modèle | Facultatif, pratique pour votre propre administration | DAF LF 210 |
Année de construction | Facultatif | 2022 |
Assurance | Facultatif | Univé |
Le nom est ce que vous retrouvez dans le planning. Choisissez quelque chose que votre équipe reconnaît immédiatement. De nombreuses entreprises utilisent la plaque d'immatriculation ou un numéro (par ex. « Camion 1 »).
Étape 3 - Choisir le bon type
C'est le choix le plus important lors de la création d'un véhicule. Bas distingue trois catégories, et la différence a un impact direct sur votre planning.
Camion
Choisissez Camion pour tout véhicule qui doit apparaître comme une ligne propre dans le planning. C'est ce que vous voulez pour :
Camions de déménagement
Camions-fourgons
Camions
Tracteurs et semi-remorques
Tout véhicule qui se rend quotidiennement sur des chantiers
Règle générale : tout ce avec quoi vous exécutez des services de déménagement est un Camion.
Attention : Un camion-fourgon ou un camion de déménagement est toujours un Camion dans Bas, jamais un « Véhicule ». C'est l'erreur de paramétrage la plus fréquente. Si vous enregistrez un camion-fourgon en tant que type « Véhicule », il n'apparaîtra pas comme ligne propre dans le planning.
Véhicule
Choisissez Véhicule uniquement pour les voitures de service et les moyens que vous associez occasionnellement à un chantier, mais qui n'ont pas besoin de ligne propre dans le planning :
Voitures de service
Camionnettes
Remorques
Voitures particulières pour les visites techniques
Règle générale : tout ce qui est emmené occasionnellement ou sert purement de voiture de service est un Véhicule.
Monte-meuble
Choisissez Monte-meuble pour les monte-meubles GEDA et les autres monte-meubles. Cette catégorie permet au monte-meuble d'apparaître séparément dans le planning et d'être associé aux chantiers où un monte-meuble est nécessaire.
Aperçu des catégories
Catégorie | Quand choisir | Exemples |
Camion | Tout ce qui concerne les déménagements, apparaît comme ligne propre dans le planning | Camion de déménagement, camion-fourgon, tracteur, semi-remorque |
Véhicule | Voitures de service et moyens occasionnels | Voiture de service, camionnette, voiture particulière, remorque |
Monte-meuble | Monte-meubles | Monte-meuble GEDA |
Étape 4 - Renseigner les dimensions de l'espace de chargement
Renseignez les dimensions de l'espace de chargement (la caisse). Il s'agit des dimensions intérieures, pas des dimensions extérieures du véhicule.
Attention : Renseignez ici la taille de la caisse, pas la longueur totale du véhicule. Il s'agit des dimensions intérieures de l'espace de chargement où vous chargez vos affaires.
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Longueur | Longueur intérieure de l'espace de chargement en cm | 700 |
Largeur | Largeur intérieure de l'espace de chargement en cm | 240 |
Hauteur | Hauteur intérieure de l'espace de chargement en cm | 250 |
Le système calcule automatiquement la capacité de chargement en m3 à partir de ces dimensions. Dans l'exemple : 700 x 240 x 250 cm = 42 m3.
Ces valeurs sont utilisées pour : - Planning : le système sait combien de mètres cubes tiennent dans un véhicule - Devis : la capacité est prise en compte dans le calcul du cubage - Planification de la capacité : lors de la planification, vous voyez si un véhicule est assez grand pour le chantier
Attention : Renseignez les dimensions en centimètres, pas en mètres. Un espace de chargement de 7 mètres de long se renseigne comme 700 cm.
Étape 5 - Définir les coûts par kilomètre et par heure
Les coûts par kilomètre et par heure sont importants pour le post-calcul. Ils permettent au système de calculer les coûts réels d'un chantier, afin que vous puissiez voir votre marge.
Attention : Il s'agit de prix de revient, pas de prix de vente. Vous renseignez ici ce que le véhicule vous coûte. Le prix de vente au client se définit au niveau de vos tarifs et devis.
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Coûts par km | Carburant + entretien + amortissement par km (hors TVA) | EUR 0,45 |
Coûts par heure | Coûts annuels totaux du véhicule / heures ouvrables (hors TVA) | EUR 20,00 |
Comment calculer le coût par heure ?
Prenez les coûts annuels totaux du véhicule (assurance, amortissement, entretien, taxe de circulation) et divisez ce montant par le nombre d'heures ouvrables par an.
Exemple : - Coûts annuels du véhicule : EUR 30.000 - Heures ouvrables par an : 1.500 heures - Coût par heure : EUR 30.000 / 1.500 = EUR 20,00 par heure
En moyenne : EUR 15 - EUR 25 par heure
Comment calculer le coût par km ?
Additionnez les frais de carburant, d'entretien et d'amortissement, puis divisez ce montant par le nombre de kilomètres parcourus par an.
Exemple : - Carburant : EUR 0,25 par km - Entretien + pneus : EUR 0,10 par km - Amortissement : EUR 0,10 par km - Total : EUR 0,45 par km
En moyenne : EUR 0,40 - EUR 0,60 par km
Comment le système utilise-t-il ces coûts ?
Lorsqu'un véhicule est utilisé sur un chantier, le système calcule automatiquement les coûts :
Exemple : un véhicule est utilisé 8 heures et parcourt 200 km : - 8 heures x EUR 20,00 = EUR 160,00 - 200 km x EUR 0,45 = EUR 90,00 - Coût total du véhicule sur ce dossier : EUR 250,00
Ce montant apparaît dans le post-calcul aux côtés des coûts de personnel et des coûts de matériel. Vous voyez ainsi, par chantier, si vous avez réalisé une marge.
Astuce : Vous n'avez pas les coûts sous la main immédiatement ? Ce n'est pas un problème. Vous pouvez toujours les renseigner plus tard. Mais essayez de le faire avant la mise en service - sinon le post-calcul ne fonctionnera pas.
Étape 6 - Type de carburant, photos et carte carburant
Type de carburant
Renseignez le type de carburant du véhicule (diesel, essence, électrique, etc.). Cela peut sembler un petit détail, mais c'est important pour le futur rapport CO2. Plus tôt vous le renseignez, plus vos données seront complètes lorsque ce rapport sera disponible.
Téléverser des photos
Vous pouvez téléverser une ou plusieurs photos du véhicule. Ces photos sont visibles dans :
L'app Bas Medewerker - les chauffeurs voient quel véhicule ils conduisent
Le planning - les planificateurs reconnaissent visuellement le véhicule
Astuce : Téléversez au moins une photo claire du côté du véhicule. Cela le rend reconnaissable dans l'app.
Associer une carte carburant
Vous pouvez enregistrer les données de carte carburant au niveau du véhicule. L'avantage : les chauffeurs peuvent consulter les données de carte carburant de leur véhicule via l'app Bas Medewerker. Ils n'ont ainsi pas besoin d'appeler ou de chercher lorsqu'ils doivent faire le plein.
Enregistrement des kilomètres dans l'app
Les chauffeurs enregistrent les kilomètres via l'app Bas Medewerker. Cet enregistrement est utilisé pour le post-calcul (qu'a coûté ce chantier en kilomètres ?).
Attention : L'enregistrement des kilomètres dans l'app est destiné au post-calcul, pas à l'administration kilométrique pour le Belastingdienst. Utilisez votre propre journal de bord à cet effet.
Étape 7 - Enregistrer le véhicule et recommencer
Cliquez sur Enregistrer. Votre véhicule apparaît maintenant dans l'aperçu.
Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque véhicule de votre parc. N'oubliez pas : - Tous les camions de déménagement et camions-fourgons en tant que type Camion - Les voitures de service et camionnettes en tant que type Véhicule - Les dimensions de l'espace de chargement pour chaque véhicule (taille de la caisse !) - Les coûts pour chaque véhicule (si vous les avez) - Le type de carburant - Éventuellement les données de carte carburant et les photos
Exemple : parc de véhicules type
Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un parc de véhicules complet dans Bas :
Nom | Type | Plaque d'immatriculation | Capacité de chargement | Coûts/heure | Coûts/km |
Camion 1 | Camion | AB-123-CD | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 |
Camion 2 | Camion | EF-456-GH | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 |
Camion-fourgon 1 | Camion | IJ-789-KL | 22 m3 | EUR 15,00 | EUR 0,35 |
Camionnette | Véhicule | MN-012-OP | 8 m3 | EUR 10,00 | EUR 0,30 |
Remorque | Véhicule | QR-345-ST | 15 m3 | EUR 5,00 | -- |
Notez que le camion-fourgon est enregistré en tant que type Camion. C'est correct - les camions-fourgons apparaissent ainsi comme ligne propre dans le planning.
Astuces
Choisissez des noms reconnaissables. « Camion 1 » ou la plaque d'immatriculation fonctionnent bien. Évitez les noms vagues comme « Grand » ou « Petit ».
Renseignez toujours les dimensions de l'espace de chargement. Sans dimensions, le système ne peut pas calculer la capacité lors de la planification. Utilisez la taille de la caisse, pas la longueur totale du véhicule.
Recherchez le coût par km via votre carte carburant. Les données de votre carte carburant constituent un bon point de départ pour le coût du carburant par kilomètre.
Commencez par vos véhicules les plus importants. Vous pourrez toujours ajouter ou modifier des véhicules plus tard.
Téléversez des photos de vos véhicules. Les chauffeurs voient dans l'app quel véhicule ils conduisent, les planificateurs reconnaissent visuellement le véhicule.
Renseignez le type de carburant. C'est encore facultatif pour l'instant, mais cela deviendra important dès que le rapport CO2 sera disponible.
Enregistrez les données de carte carburant. Les chauffeurs peuvent alors consulter via l'app les données de carte carburant de leur véhicule sans devoir appeler.
Attention
Enregistrer un camion-fourgon en tant que « Véhicule » est l'erreur la plus fréquente. Votre camion-fourgon n'apparaît alors pas dans le planning comme ligne propre. Vérifiez après la création que vos camions-fourgons sont bien enregistrés en tant que type Camion.
Renseigner la longueur totale du véhicule au lieu de la taille de la caisse donne des calculs de cubage erronés. Renseignez toujours les dimensions intérieures de l'espace de chargement, pas la longueur totale du véhicule.
Renseigner les dimensions en mètres au lieu de centimètres donne des calculs complètement erronés. Un espace de chargement de 2,40 mètres de large se renseigne comme 240 cm.
Laisser les coûts à zéro signifie que le post-calcul ne fonctionne pas. Vous ne voyez alors aucun coût de véhicule sur vos dossiers et ne pouvez pas calculer votre marge. Rappel : il s'agit de prix de revient, pas de prix de vente.
Ne pas renseigner les dimensions de l'espace de chargement empêche la planification de la capacité de fonctionner. Le système ne sait alors pas combien de m3 tiennent dans le véhicule.
Confondre l'enregistrement des kilomètres avec l'administration fiscale. L'enregistrement des kilomètres dans l'app est uniquement destiné au post-calcul, pas au Belastingdienst.
Étape suivante : Créer un collaborateur : données de base - renseignez vos collaborateurs avec les données correctes et des adresses e-mail fictives.