Toute la communication avec les clients ne passe pas par Bas. Vous recevez parfois un plan par e-mail, une confirmation d'autorisation de stationnement, ou des demandes spécifiques du client. Grâce au transfert d'e-mails, vous transférez ces e-mails vers Bas afin de pouvoir les associer au bon dossier. Ainsi, toute la communication pertinente se trouve au même endroit.
Comment ça marche ?
Bas dispose d'une adresse e-mail unique liée à votre compte. Les e-mails que vous transférez vers cette adresse arrivent dans Communication dans Bas. À partir de là, vous les associez manuellement au bon dossier.
Étape | Ce qui se passe |
Transfert | Vous transférez un e-mail vers l'adresse e-mail de Bas |
Réception | L'e-mail apparaît dans Communication dans Bas |
Association | Vous associez l'e-mail à un dossier |
Enregistrement | Vous pouvez copier les pièces jointes vers les documents du dossier |
Étape 1 - Rechercher l'adresse e-mail de Bas
Vous trouverez l'adresse e-mail unique dans les paramètres de Bas.
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités
Faites défiler tout en bas
Vous voyez une adresse e-mail unique (spécifique à votre compte)
Cliquez sur Copier pour copier l'adresse dans votre presse-papiers
Résultat attendu : Vous avez copié l'adresse e-mail de Bas.
Astuce : Enregistrez cette adresse e-mail comme contact dans votre messagerie (par ex. sous le nom « Adresse e-mail Bas »). Vous n'aurez ainsi plus besoin de la rechercher à chaque fois.
Étape 2 - Transférer l'e-mail
Maintenant que vous avez l'adresse, vous pouvez transférer les e-mails pertinents.
Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez associer dans votre messagerie (Outlook, Gmail, Thunderbird, etc.)
Cliquez sur Transférer (Forward)
Collez l'adresse e-mail de Bas dans le champ À
Cliquez sur Envoyer
Résultat attendu : L'e-mail (avec ses pièces jointes) est transféré vers Bas.
Étape 3 - Associer l'e-mail à un dossier
L'e-mail transféré apparaît dans Bas dans Communication. À partir de là, vous l'associez au bon dossier.
Allez dans Communication dans Bas
Vous voyez l'e-mail transféré dans la liste
Cliquez sur l'e-mail pour l'ouvrir
Cliquez sur Associer au chantier
Saisissez le numéro de dossier ou recherchez par nom du client
Sélectionnez le bon dossier
Cliquez sur Associer
Résultat attendu : L'e-mail est associé au dossier et visible dans la communication de ce chantier.
Étape 4 - Enregistrer les pièces jointes comme document
Si l'e-mail contient des pièces jointes (plan, photo, PDF), vous pouvez les enregistrer directement dans les documents du dossier.
Ouvrez l'e-mail associé dans le dossier
Cliquez sur Copier vers les documents
Le document est ajouté à la liste des documents du dossier
Résultat attendu : La pièce jointe se trouve maintenant dans les documents du dossier.
Astuce : Lors de la copie vers les documents, il vous est demandé si vous souhaitez rendre le document visible dans l'application. Activez cette option si vos déménageurs doivent pouvoir voir le document (par ex. un plan ou une autorisation de stationnement). Laissez-la désactivée pour les documents internes.
Attention : Le paramètre « visible dans l'application » ne peut plus être modifié après le téléchargement. Si vous souhaitez le modifier, vous devez supprimer le document et le télécharger à nouveau.
Quels e-mails transférer, et lesquels ne pas transférer ?
Tous les e-mails n'ont pas besoin de se trouver dans Bas. Ne transférez que la communication pertinente pour l'exécution du chantier.
À transférer | À ne pas transférer |
Plans et croquis | « À quelle heure arrivez-vous ? » |
Autorisations de stationnement | Questions générales sur le déménagement |
Demandes spécifiques du client (par ex. emballage supplémentaire) | Confirmations informelles |
Accords sur l'accès ou les clés | Demandes de devis (celles-ci passent par le processus commercial) |
Documents des donneurs d'ordre (instructions d'emballage, cas particuliers) | E-mails internes |
Limites
Il y a quelques points à connaître sur le transfert d'e-mails dans Bas :
Limite | Explication |
Association manuelle | Vous devez associer chaque e-mail manuellement à un dossier. Il n'y a pas d'association automatique basée sur un numéro de référence ou un nom de client |
Transfert uniquement | Vous ne pouvez pas renvoyer d'e-mails depuis Bas. La communication client habituelle se fait depuis votre propre messagerie |
Sens unique | Les e-mails n'arrivent dans Bas que si vous les transférez. Il n'y a pas de synchronisation automatique avec votre boîte de réception |
Attention : L'association automatique basée sur un numéro de référence dans l'e-mail n'est pas possible. C'est une demande fréquente, mais elle n'a délibérément pas été intégrée. Vous transférez l'e-mail et l'associez vous-même au bon dossier.
Conseils
Enregistrez l'adresse e-mail de Bas comme contact. Cela vous évite de la rechercher. Donnez-lui un nom clair comme « Bas - E-mail dossier ».
Ne transférez que ce qui est pertinent. Bas n'est pas une archive de tous vos e-mails. Ne conservez que la communication dont vos collègues ont besoin pour l'exécution.
Utilisez « visible dans l'application » à bon escient. Les plans et autorisations de stationnement doivent être visibles pour vos déménageurs. Pas les e-mails internes.
Les collaborateurs sur le terrain peuvent aussi téléverser des documents. Via l'application collaborateur, les déménageurs peuvent eux-mêmes ajouter des photos et documents à un dossier. Tout ne doit pas nécessairement passer par le transfert d'e-mails.
Attention
Pas d'association automatique. Les e-mails ne sont pas automatiquement associés à un dossier. Vous devez toujours les attribuer manuellement via Communication.
« Visible dans l'application » est définitif. Ce paramètre ne peut plus être modifié après le téléchargement. Vérifiez avant d'enregistrer que vous faites le bon choix.
Le transfert ne remplace pas les notifications. Les messages automatiques (devis, facture, confirmation) passent par les notifications dans Bas. Le transfert d'e-mails est destiné à la communication entrante que vous souhaitez conserver au niveau d'un dossier.
Étape suivante : Configurer les fonctionnalités - définissez comment Bas gère les devis, documents et communications avec les clients.