Avant de pouvoir suivre votre stock dans Bas, vous devez créer au moins un fournisseur. Sans fournisseur, les boutons de réception sont grisés et inactifs - vous ne pouvez tout simplement pas enregistrer de stock. Un fournisseur ne doit être créé qu'une seule fois et peut ensuite être réutilisé pour tous vos cartons et matériaux.
La gestion des stocks dans Bas fonctionne automatiquement : le stock diminue lors de la remise à un client et augmente lorsque vous réceptionnez une nouvelle livraison. Vous disposez ainsi toujours d'un aperçu actualisé de ce qui se trouve dans votre entrepôt.
Étape 1 - Ouvrir l'aperçu des fournisseurs
Allez dans WMS > Fournisseurs. Vous y trouverez un aperçu de tous les fournisseurs enregistrés dans le système. Dans un nouvel environnement, cet aperçu est vide.
Cliquez sur Nouveau fournisseur pour ajouter votre premier fournisseur.
Étape 2 - Renseigner les données du fournisseur
Renseignez les données suivantes :
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Nom | Le nom officiel de votre fournisseur | Voorbeeld Verpakkingen |
BTW-nummer | Le numéro de TVA (BTW-nummer) | NL123456789B01 |
Site web | L'URL, y compris https:// | https://www.voorbeeldverpakkingen.nl |
Adresse e-mail | Adresse de contact du fournisseur | |
Numéro de téléphone | Numéro de téléphone pour les commandes | 010-1234567 |
Tous les champs ne sont pas obligatoires. Le nom est le minimum, mais plus vous renseignez d'informations, plus votre administration des achats sera complète.
Attention : Ajoutez toujours https:// au début de l'adresse du site web. Sans https://, le lien ne sera pas enregistré correctement.
Cliquez sur Enregistrer. Votre fournisseur est maintenant créé et immédiatement disponible pour être associé à des cartons et des matériaux.
Étape 3 - Associer un fournisseur à des cartons ou du matériel
Maintenant que votre fournisseur existe, vous l'associez à vos cartons et matériaux. Allez dans WMS > Cartons et ouvrez un type de carton existant (ou créez-en un nouveau).
Cliquez sur le champ Fournisseur
Sélectionnez le fournisseur dans la liste (par exemple « Voorbeeld Verpakkingen »)
Renseignez le prix d'achat (ce que vous payez par pièce, hors TVA)
Cliquez sur Enregistrer
Si vous utilisez le même fournisseur pour plusieurs types de cartons, sélectionnez simplement le même fournisseur dans la liste. Il n'est pas nécessaire de le recréer.
Pourquoi renseigner le prix d'achat ?
Le prix d'achat semble être un petit détail, mais il donne accès à des tableaux de bord précieux :
Évolution des prix - vous voyez comment évoluent vos prix d'achat au fil du temps
Valeur en circulation - vous voyez précisément combien de cartons se trouvent chez vos clients et quelle est leur valeur
Perte de cartons en euros - vous voyez non seulement combien de cartons vous perdez, mais aussi ce que cela coûte
Aperçu des achats par fournisseur - vous disposez d'un aperçu complet de vos coûts d'achat
Astuce : Renseignez toujours le prix d'achat, même si vous n'avez pas le montant exact sous la main. Une estimation vaut mieux que rien. Un déménageur a découvert grâce au tableau de bord que 27.000 cartons se trouvaient chez des clients, pour une valeur de 51.000 euros. Sans prix d'achat, cette information aurait manqué.
Étape 4 - Réceptionner le stock
Maintenant que vous avez associé un fournisseur, le bouton Réceptionner est actif (plus grisé). Vous enregistrez ainsi qu'une nouvelle livraison est arrivée.
Allez dans WMS > Cartons
Ouvrez le type de carton que vous souhaitez réceptionner (par exemple « Carton standard »)
Cliquez sur Réceptionner
Sélectionnez le fournisseur (par exemple « Voorbeeld Verpakkingen »)
Cliquez sur Recevoir
Renseignez la quantité (par exemple 500)
Cliquez sur Enregistrer
Résultat attendu : Le décompte du stock de ce type de carton a maintenant augmenté de 500 pièces. Vous le retrouvez dans l'aperçu des stocks.
Étape 5 - Suivre le stock au quotidien
Après la réception, le stock fonctionne automatiquement :
Action | Effet sur le stock |
Remettre des cartons à un client | Le stock diminue automatiquement |
Récupérer des cartons d'un client | Le stock augmente automatiquement |
Réceptionner une nouvelle livraison | Le stock augmente de la quantité réceptionnée |
Vous n'avez pas besoin de mettre à jour le stock manuellement à chaque déménagement. Les déménageurs enregistrent dans l'app combien de cartons ils emportent et combien ils récupèrent. Le système fait le reste.
Astuce : Les déménageurs n'ont pas besoin de compter exactement carton par carton. Si 100 cartons sont sortis et qu'ils en comptent environ 100 au retour, c'est 100. Enregistrer des cartons dans l'app ne prend que 10 secondes par carton.
La perte de cartons en pratique
La perte de cartons est une réalité pour chaque entreprise de déménagement. Les clients oublient de rapporter des cartons, ou en rapportent moins qu'ils n'en ont reçu. Sans enregistrement, vous n'avez aucune idée de l'ampleur du phénomène. Avec Bas, vous obtenez cette visibilité.
Règles pratiques pour la perte de cartons
Situation | Approche |
Moins de 25 cartons chez un client | Ne pas relancer - l'effort n'en vaut pas la peine |
Différence jusqu'à 10 % entre la remise et le retour | Accepter et cocher |
Client à grande distance avec moins de 10-15 cartons | Laisser au client et passer en perte |
Plus de 25 cartons et plus de 10 % de différence | Rappeler et convenir d'un rendez-vous pour la récupération |
Pourquoi c'est important
Une entreprise de déménagement moyenne commande des milliers de cartons par an. Sans enregistrement, 10 à 20 % disparaissent chaque année sans que vous vous en aperceviez. Pour un achat de 20.000 euros par an et un taux de perte de 15 %, vous perdez chaque année 3.000 euros en cartons que vous ne revoyez jamais.
Avec le tableau de bord de Bas, vous voyez par client précisément combien de cartons sont en circulation, quelle est leur valeur de vente, et quelle est leur valeur d'achat. Vous pouvez ainsi agir de façon ciblée auprès des clients chez qui beaucoup de cartons sont en circulation.
Informations du tableau de bord
Dès que vos fournisseurs, prix d'achat et stocks sont correctement paramétrés, Bas génère automatiquement des informations :
Cartons en circulation par client - combien de cartons se trouvent chez quel client, et quelle en est la valeur
Évolution des prix - comment évoluent vos prix d'achat par fournisseur
Niveau de stock - combien de cartons avez-vous dans l'entrepôt, par type
Perte de cartons - combien de cartons remettez-vous par rapport à combien vous en récupérez
Valeur d'achat versus valeur de vente - votre marge sur les matériaux devient visible
Ces données vous aident à prendre de meilleures décisions concernant votre politique d'achat et à gérer activement la perte de cartons.
Astuces
Créez votre fournisseur avant d'ajouter des cartons. Vous pouvez ainsi associer le fournisseur immédiatement, sans devoir y revenir après coup.
Un fournisseur ne doit être créé qu'une seule fois. Utilisez le même fournisseur pour tous les types de cartons que vous achetez auprès de ce partenaire.
Renseignez toujours le prix d'achat. Sans prix d'achat, vous manquez toutes les informations de tableau de bord sur l'évolution des prix, la valeur en circulation et la perte de cartons.
Ne réceptionnez votre stock de départ que juste avant la mise en service. Pendant la phase de test, le système est remis à zéro, y compris les niveaux de stock. Compter et saisir n'a de sens que lorsque vous commencez réellement à travailler avec le système.
Définissez un seuil pour la perte de cartons. Toutes les différences ne méritent pas d'être suivies. Concentrez-vous sur les clients avec plus de 25 cartons et plus de 10 % de différence.
Attention
Pas de fournisseur = pas de réception. Sans fournisseur, les boutons d'enregistrement de stock restent grisés et inactifs. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle les nouveaux utilisateurs ne parviennent pas à saisir de stock.
Omettre le prix d'achat signifie que vous n'avez aucune visibilité sur votre perte de cartons en euros, ne pouvez pas suivre l'évolution des prix et ne pouvez pas voir la valeur en circulation par client. Pour les grandes entreprises, cela peut représenter des milliers d'euros de perte invisible par an.
Saisir du stock pendant la phase de test est inutile. Le système est remis à zéro avant la mise en service et tous les niveaux de stock sont réinitialisés. Ne renseignez votre stock de départ réel que lorsque vous commencez réellement à travailler avec le système.
Un site web sans https:// n'est pas enregistré correctement chez le fournisseur. Saisissez toujours l'adresse complète, protocole inclus.
Étape suivante : Ajouter du matériel - ajoutez des matériaux de déménagement tels que des monte-meubles, des conteneurs roulants et des couvertures.