Avant de commencer à configurer votre compte, vérifiez d'abord les paramètres de l'entreprise. Les informations que vous saisissez ici apparaissent sur tous vos documents : devis, factures, factures d'avoir et bons de travail.
Étape 1 - Ouvrir les données de l'entreprise
Allez dans Paramètres > Entreprise. Vous voyez ici un aperçu de toutes les données de l'entreprise enregistrées dans le système. Pour un nouveau compte, la plupart des champs sont déjà remplis sur la base de votre inscription, mais vérifiez tout soigneusement.
Étape 2 - Vérifier les données de base
Vérifiez les champs suivants et complétez-les si nécessaire :
Champ | Que saisir | Exemple |
Nom de l'entreprise | Votre nom d'entreprise officiel tel qu'enregistré auprès de la KvK | Voorbeeld Verhuizingen B.V. |
Numéro KvK | Votre numéro KvK à 8 chiffres | 12345678 |
Numéro de TVA | NL + 12 caractères (chiffres et lettres) | NL123456789B01 |
IBAN | Votre compte bancaire professionnel | NL00BANK0123456789 |
Adresse | L'adresse d'établissement de votre entreprise | Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam |
Numéro de téléphone | Votre numéro principal | 010-1234567 |
Adresse e-mail | L'adresse info que voient les clients |
Pourquoi est-ce important ?
Ces informations sont automatiquement reprises dans tous vos documents. Si votre numéro de TVA est incorrect, il sera erroné sur chaque facture que vous envoyez. Si votre IBAN est incorrect, les clients ne pourront pas virer vers le bon numéro de compte.
Explication par champ
Nom de l'entreprise - Utilisez toujours le nom complet et officiel tel qu'enregistré à la Chambre de commerce (KvK). Donc « Voorbeeld Verhuizingen B.V. », et non « Voorbeeld Verhuizingen » ou « TH Verhuizingen ». Ce nom apparaît en haut de vos factures et devis.
Numéro KvK - Il s'agit de votre numéro d'enregistrement à 8 chiffres auprès de la Chambre de commerce (KvK). Vous le trouvez sur votre extrait KvK ou sur kvk.nl. Il apparaît dans le pied de page de vos documents.
Numéro de TVA - Le numéro de TVA néerlandais commence toujours par « NL » et se termine par « B01 » ou « B02 ». Le format complet est NL + 9 chiffres + B + 2 chiffres. Exemple : NL123456789B01. Ce numéro est crucial pour les clients qui souhaitent appliquer l'autoliquidation de la TVA.
IBAN - Votre numéro de compte bancaire professionnel. Il apparaît sur vos factures afin que les clients sachent où effectuer leur virement. Utilisez toujours votre compte professionnel, pas votre compte personnel.
Attention : Vérifiez votre numéro de TVA avec une attention particulière. Il apparaît sur chaque facture et devis. Un numéro de TVA incorrect peut entraîner des problèmes avec l'administration fiscale et avec des clients souhaitant appliquer l'autoliquidation de la TVA.
Étape 3 - Télécharger le logo
Votre logo apparaît sur tous vos documents et dans les e-mails que le système envoie à vos clients.
Comment télécharger votre logo ?
Cliquez sur le champ logo (ou sur Télécharger s'il n'y a pas encore de logo)
Sélectionnez votre fichier de logo
Le logo s'affiche immédiatement en aperçu
Cliquez sur Enregistrer
Quel format de fichier ?
Format | Adapté ? | Explication |
SVG | Meilleur choix | S'adapte parfaitement à toutes les tailles, toujours net quel que soit le format. C'est le format recommandé. |
PNG | Acceptable | Minimum 300x300 pixels. Utilisez de préférence un PNG à fond transparent. Maximum 2 Mo. |
JPG | Non recommandé | Transparence impossible, peut paraître peu professionnel sur les documents. |
Astuce : Demandez à votre graphiste une version SVG de votre logo. Le SVG offre toujours la meilleure qualité, quel que soit le format du document.
Attention : Un logo sans fond transparent (par exemple un JPG avec une zone blanche) peut faire mauvais effet sur des documents dont la couleur de fond n'est pas blanche. Utilisez de préférence un SVG ou un PNG à fond transparent.
Étape 4 - Configurer la signature
La signature d'entreprise est utilisée lorsqu'un client accepte un devis numériquement. Le client appose sa signature, et votre signature d'entreprise apparaît automatiquement sur le document signé.
Comment configurer la signature ?
Allez dans le champ Signature
Saisissez le nom de l'entreprise - il s'agit généralement du nom officiel de l'entreprise
Cliquez sur Enregistrer
Astuce : Écrivez le nom de l'entreprise en toutes lettres, par exemple « Voorbeeld Verhuizingen B.V. ». Il apparaît comme signature numérique sur le document, à côté de la signature du client. Il n'existe pas de champ pour téléverser une véritable image de signature - le système utilise le texte saisi.
Étape 5 - Enregistrer les données
Avez-vous vérifié et complété tous les champs ? Cliquez alors sur Enregistrer. Les données de votre entreprise sont maintenant configurées et seront automatiquement utilisées dans tous vos documents.
Astuce : Après l'enregistrement, créez un devis ou une facture de test et consultez le PDF. Vous verrez ainsi immédiatement à quoi ressemblent vos données d'entreprise et votre logo sur un document réel. Quelque chose ne va pas ? Retournez dans les paramètres et corrigez-le.
Où apparaissent vos données d'entreprise ?
Vos données d'entreprise sont utilisées à plusieurs endroits dans Bas :
Emplacement | Quelles données |
Devis | Logo, nom de l'entreprise, adresse, KvK, TVA, coordonnées |
Factures | Logo, nom de l'entreprise, adresse, KvK, TVA, IBAN, coordonnées |
Factures d'avoir | Identique aux factures |
Bons de travail | Logo, nom de l'entreprise, coordonnées |
E-mails aux clients | Logo, nom de l'entreprise, coordonnées |
Application collaborateur | Nom de l'entreprise et logo |
Portail client | Logo et coordonnées |
Il est donc important que toutes les données soient correctes du premier coup. Une erreur dans les paramètres de l'entreprise se répercute sur tout ce que le système produit.
Conseils
Vérifiez vos données auprès de la KvK. Copiez le nom de votre entreprise, le numéro KvK et le numéro de TVA directement depuis l'extrait KvK. Vous évitez ainsi les fautes de frappe.
Utilisez votre adresse e-mail professionnelle. Une adresse info@ paraît plus professionnelle qu'une adresse Gmail personnelle sur vos factures.
Téléchargez votre logo en SVG. C'est un investissement ponctuel qui garantit que vos documents restent toujours nets, quel que soit le format.
Créez un document de test. Après avoir enregistré vos paramètres : créez un devis de test et consultez le PDF. Vous verrez ainsi immédiatement si tout est correct.
Attention
Un numéro de TVA incorrect est l'erreur la plus impactante. Il apparaît sur chaque facture et devis. Vérifiez toujours ce numéro avec votre extrait KvK.
Un logo qui n'est pas en SVG donne une mauvaise qualité dans les documents PDF. Un logo petit ou flou sur votre devis ne fait pas une impression professionnelle.
Ne pas renseigner l'IBAN signifie que les clients ne voient aucun numéro de compte bancaire sur vos factures. Renseignez-le toujours, même si vous travaillez avec iDeal (Mollie).
Nom de l'entreprise non officiel - utilisez toujours le nom tel qu'enregistré auprès de la KvK. « Voorbeeld Verhuizingen » n'est pas la même chose que « Voorbeeld Verhuizingen B.V. » pour vos clients et l'administration fiscale.
Étape suivante : Plusieurs marques et identités - travaillez-vous avec plusieurs noms commerciaux ? Découvrez ici comment configurer les identités.