Bas envoie automatiquement des e-mails à vos clients aux moments importants : lorsque vous envoyez un devis, lorsque le déménagement approche, lorsque la facture est prête. Il existe 13 messages standard et vous devez déterminer lesquels activer ou désactiver.
Un point important à noter au préalable : le système envoie réellement des e-mails. Ce n'est pas une simulation. Si vous laissez un message activé et que vous créez un dossier avec une véritable adresse e-mail, cette personne reçoit un e-mail. Soyez-en conscient, en particulier pendant la phase de test et d'entraînement.
Les 13 messages standard
# | Message | Quand est-il envoyé |
1 | Confirmation de rendez-vous de visite technique | Après la planification d'un rendez-vous de visite technique |
2 | Devis | Lorsque vous envoyez un devis depuis le dossier |
3 | Rappel de devis | Après l'expiration de la durée de validité du devis |
4 | Accord sur le devis | Confirmation après que le client accepte le devis numériquement |
5 | Déménagement planifié | Après la planification du premier rendez-vous de déménagement |
6 | Le déménagement approche | X jours avant la date du déménagement |
7 | Confirmation de rendez-vous de récupération des cartons | Confirmation du rendez-vous de récupération des cartons |
8 | Rendez-vous modifiés | Lors d'une modification de la planification |
9 | Facture | Lorsque vous envoyez une facture depuis le dossier |
10 | Rappel de facture | Après l'expiration du délai de paiement |
11 | 2e rappel de facture | Après le premier rappel, si toujours pas payé |
12 | Mise en demeure de facture | Après le deuxième rappel, mise en demeure formelle |
13 | Paiement reçu | Confirmation après réception du paiement (intégration Mollie) |
Les messages sont liés aux modèles de documents
Important : Vous ne pouvez pas créer de message autonome avec vos propres déclencheurs. Les messages sont toujours liés à un modèle de document. Cela signifie que :
Vous ne pouvez pas construire votre propre flux du type « envoyer le message X quand Y se produit »
Les 13 messages standard ont des moments de déclenchement fixes (intégrés dans le système)
Vous souhaitez ajouter un nouveau message ? Créez d'abord un modèle de document, puis associez-y un message
Exemple d'ajout de nouveaux messages :
Créez un modèle de document pour « Facture de garde-meuble »
Allez dans Documents > associez un message au modèle
Le système envoie désormais automatiquement un message pour chaque facture de garde-meuble
Vous pouvez donc uniquement ajouter des messages liés à un type de document. Vous ne pouvez pas créer un message arbitraire envoyé à un moment choisi librement.
Quels messages activer, recommandation
Ces messages devraient toujours être activés :
Message | Pourquoi l'activer |
Devis | Votre client attend une confirmation. Le devis contient le lien d'acceptation permettant au client de signer numériquement. |
Facture | Votre client attend la facture par e-mail. Elle peut contenir le lien de paiement Mollie. |
Accord sur le devis | Confirmation après signature. Soigné et professionnel. |
Le déménagement approche | 3 à 5 jours à l'avance. Le client sait que cela approche et peut vérifier les détails. |
Confirmation de rendez-vous de visite technique | Le client reçoit une confirmation du rendez-vous. Évite les questions. |
Quels messages sont facultatifs (généralement activés)
Message | Quand c'est utile |
Déménagement planifié | Confirmation immédiate après la planification. Donne au client une certitude. |
Confirmation de rendez-vous de récupération des cartons | Si vous proposez un service de cartons. Le client sait quand les cartons seront apportés. |
Paiement reçu | Si vous utilisez Mollie. Le client reçoit une confirmation de paiement. |
Rappel de devis | Si vous souhaitez que les clients soient rappelés des devis expirés. |
Quels messages activer avec prudence
Message | Pourquoi être prudent |
Rendez-vous modifiés | Chaque petit ajustement de planification déclenche un e-mail au client. Cela peut agacer si vous réorganisez beaucoup la planification. Désactivez ce message pendant la phase de transition. |
Rappel de facture | Vérifiez d'abord que vos délais de paiement sont corrects. Un rappel automatique envoyé trop tôt ou à tort nuit à la relation client. |
2e rappel de facture | À utiliser uniquement si vous souhaitez une procédure de recouvrement stricte. |
Mise en demeure de facture | Mise en demeure formelle. À utiliser uniquement si vous souhaitez vraiment automatiser cela. |
Pourquoi désactiver des messages ?
Il y a trois raisons de désactiver des messages :
Vous utilisez vos propres modèles d'e-mail - vous préférez envoyer les messages manuellement depuis votre propre système
Un message spécifique n'est pas pertinent - par ex. la confirmation de récupération des cartons si vous ne proposez pas ce service
Trop d'e-mails automatiques - les clients trouvent gênant de recevoir un e-mail pour chaque petit ajustement
Pourquoi activer des messages ?
Il y a trois raisons d'activer des messages :
Informer automatiquement - les clients reçoivent la bonne information au bon moment
Économise l'envoi manuel d'e-mails - vous n'avez pas besoin d'envoyer vous-même un e-mail à chaque fois
Communication professionnelle et cohérente - chaque client reçoit le même niveau de service
Volume d'e-mails et fiabilité
La plateforme Bas envoie environ 30 000 e-mails par mois. Les taux de spam sont minimes. Cela signifie que vos messages arrivent de manière fiable dans la boîte de réception de vos clients.
Timing des messages automatiques
Certains messages sont envoyés selon un paramètre de temps. Vous pouvez l'ajuster :
Message | Timing par défaut | Recommandé |
Le déménagement approche | 3 jours à l'avance | 3 à 5 jours à l'avance |
Rappel de devis | Après expiration de la durée de validité | Selon votre politique |
Rappel de facture | Après expiration du délai de paiement | Vérifiez d'abord que les délais sont corrects |
Conseils
Désactivez TOUS les messages au début de la phase d'entraînement. Réactivez-les uniquement lors du passage en production. C'est le conseil le plus important de tout cet article.
Utilisez le Cci vers votre propre e-mail. Vous recevez ainsi une copie de chaque message et pouvez vérifier que tout est correct.
Testez le lien d'acceptation du devis. Envoyez un devis test à votre propre adresse e-mail, cliquez sur le lien et parcourez le processus d'acceptation.
« Le déménagement approche » est votre message le plus fort. Le client reçoit un e-mail quelques jours avant le déménagement avec tous les détails. C'est professionnel et évite les questions le jour du déménagement.
Utilisez des adresses e-mail fictives pendant les tests. Par exemple : [email protected] ou [email protected]
Attention
Le système envoie réellement des e-mails. Cela ne peut pas être assez souligné. Utilisez des adresses e-mail fictives lors des tests.
Désactivez les messages lors d'une migration. Si vous transférez des dossiers existants vers Bas, tous les messages doivent être désactivés. Sinon, tous vos clients reçoivent des e-mails inattendus.
Pas de mode d'entraînement global. Vous devez activer ou désactiver chaque message individuellement. Cela prend un peu de temps mais c'est essentiel.
Vous ne pouvez pas créer vos propres flux. Les messages sont liés aux modèles de documents et ont des moments de déclenchement fixes. Vous ne pouvez pas décider vous-même du moment où un message est envoyé.
Ajouter de nouveaux messages = nouveau modèle de document. Vous souhaitez ajouter un message ? Créez d'abord le modèle de document, puis associez-y le message.
Étape suivante : Personnaliser les messages clients