Les lignes de devis déterminent ce que voit le client sur le devis. Vous les ajoutez une par une au forfait. Il existe trois types de lignes : fixe, calculée et optionnelle.
Étape 1 - Ouvrir le forfait
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Forfaits. Cliquez sur le forfait que vous souhaitez modifier.
Étape 2 - Ajouter des lignes de devis
Il existe trois types de lignes de devis :
Lignes fixes
Un montant fixe qui figure toujours sur le devis.
Exemples : - Frais d'administration : EUR 45,00
Vous saisissez un montant, ce montant apparaît sur le devis. Simple.
Lignes calculées
Une ligne pour laquelle le système calcule le montant sur la base des données de la visite technique.
Exemples : - Frais de déménagement = mètres cubes x tarif au m³ - Frais de trajet = distance x tarif au km - Heures de main-d'oeuvre = nombre d'heures x tarif horaire
Lors de la visite technique, vous renseignez l'inventaire, le système calcule le volume en mètres cubes, et la ligne calculée multiplie ce volume par votre tarif. C'est le coeur du devis.
Attention : Le calcul du tarif est l'élément qui suscite le plus de discussions. Des conseillers déménagement expérimentés calculent les volumes différemment du système. C'est normal. Prenez le temps, avec votre spécialiste onboarding, de calibrer le calcul avec un déménagement réel. Saisissez un déménagement que vous avez réalisé récemment et vérifiez si le prix correspond.
Lignes optionnelles
Des lignes qui apparaissent sur le devis, mais qui peuvent être activées ou désactivées. Le client peut choisir lui-même (si vous disposez d'un devis interactif) ou vous choisissez lors de l'établissement.
Exemples : - Service de cartons : optionnel, EUR 150,00 - Service d'emballage : optionnel, calculé sur la base du volume - Monte-meuble : optionnel, montant fixe
Astuce : Avez-vous un service qui s'applique à 70 % ou plus de vos chantiers ? Activez-le alors par défaut dans les lignes optionnelles. Vous n'aurez ainsi qu'à le désactiver pour les 30 % où il n'est pas nécessaire.
Étape 3 - Renseigner chaque ligne
Pour chaque ligne de devis, vous renseignez :
Champ | Ce que vous renseignez |
Nom | La description telle que la voit le client (par ex. « Frais de déménagement ») |
Type | Fixe, calculée ou optionnelle |
Montant/tarif | Le montant ou le tarif pour le calcul |
Groupe de revenus | Le groupe de revenus auquel appartient cette ligne |
TVA | Le pourcentage de TVA (généralement 21 %) |
Étape 4 - Activer « Ignorer les lignes à zéro »
C'est un paramètre à activer pour chaque forfait : Ignorer les lignes avec une quantité de zéro.
Que fait ce paramètre ?
Lorsque ce paramètre est activé, les lignes avec un montant ou une quantité de zéro n'apparaissent pas sur le devis ou la facture. Votre forfait fonctionne alors comme une carte de menu : tout ce que vous ne renseignez pas n'apparaît tout simplement pas.
Pourquoi est-ce utile ?
Sans ce paramètre, vous devez supprimer manuellement, à chaque devis, les lignes non applicables. Supposons que votre forfait comporte 10 lignes mais que seules 5 soient pertinentes pour un chantier spécifique. Vous devrez alors supprimer 5 lignes.
Avec « ignorer les lignes à zéro », vous n'avez qu'à renseigner les 5 lignes pertinentes - le reste disparaît automatiquement.
Attention : Réglez toujours ce paramètre sur OUI. Si vous l'oubliez, des lignes vides avec EUR 0,00 apparaîtront sur votre facture PDF. Cela paraît peu professionnel et crée de la confusion chez les clients.
Astuce : Activez ceci pour chaque forfait. Cela vous fait gagner du temps à chaque devis et évite les erreurs.
Configurer la base de facturation
Pour chaque forfait, vous choisissez une base de facturation. Cela détermine comment la facture est établie.
Base de facturation | Ce que cela signifie | Quand l'utiliser |
Votre devis | La facture est identique au devis | Clients particuliers, prix fixe |
Votre base (décompte final) | La facture est établie sur la base des heures réellement travaillées | Clients professionnels à l'heure |
Avec « Votre base », vous facturez a posteriori sur les heures réelles enregistrées dans l'application collaborateur. Le devis n'est alors qu'une estimation.
Lignes récurrentes sur les lignes de devis
Pour une ligne de devis, vous pouvez activer la coche bleue (ligne récurrente). La ligne se répète alors par jour travaillé, avec la date automatiquement indiquée sur le devis.
C'est particulièrement utile pour les chantiers de plusieurs jours facturés à l'heure. Au lieu d'un montant total, le client voit précisément ce qui est prévu par jour.
Astuce : Combinez la ligne récurrente avec le décompte final sur les lignes de facture. Le client voit alors sur le devis un détail par jour, et sur la facture les heures réelles par jour.
Configurer les tarifs
Vous déterminez vos tarifs en fonction de votre propre politique tarifaire. Quelques règles empiriques :
Prix au m³ (particulier)
Travaillez avec un prix de référence par mètre cube et ajustez-le pour les déménagements aussi bien simples que complexes. Calibrez ceci en saisissant des déménagements existants dans le système et en vérifiant si le prix est correct.
Tarifs horaires (professionnel)
Vérifiez votre contrat-cadre ou les accords conclus avec le donneur d'ordre. Travaillez-vous avec des tarifs saisonniers ? Configurez alors le tarif approprié par période.
Indexation
Si vous augmentez vos tarifs chaque année, communiquez-le à votre spécialiste onboarding. Bas peut appliquer une augmentation en pourcentage en masse (par ex. +2 %) sur toutes les lignes d'un forfait en une seule fois. Vous n'avez donc pas besoin d'ajuster chaque ligne individuellement.
Accorder une remise
Vous souhaitez accorder une remise à un client sur une ligne de devis ? Ajoutez une ligne supplémentaire avec un montant négatif (utilisez le signe moins). Par exemple : « Remise » avec un montant de -50,00. Ce montant est déduit du total sur le devis.
Séparer les forfaits pour un meilleur suivi du chiffre d'affaires
Si votre entreprise propose différents types de services (par ex. déménagement, location de matériel et déménagements export), envisagez des forfaits distincts par type de service. En les séparant, vous voyez précisément le chiffre d'affaires généré par chaque branche.
Exemple : - Forfait : Location - uniquement des lignes pour la location de véhicules et de matériel - Forfait : Export - lignes pour les déménagements export avec documents douaniers - Forfait : Particulier - déménagement national standard
Attention : Il n'existe pas de fonction de copie pour les forfaits. Si vous souhaitez créer un nouveau forfait sur la base d'un forfait existant, vous devez ressaisir manuellement toutes les lignes.
Astuces
Activez toujours « ignorer les lignes à zéro ». Votre forfait fonctionne alors comme une carte de menu et vous n'avez pas à supprimer de lignes vides.
Testez avec un scénario réel. Après la configuration, créez un devis test basé sur un déménagement récent. Le prix est-il correct ? Les lignes sont-elles correctes ? La TVA est-elle correcte ?
Conservez votre grille tarifaire séparément. Tenez à jour un document reprenant tous vos tarifs. C'est utile lors de la configuration et pour les ajustements futurs.
Utilisez des montants négatifs pour les remises. Vous pouvez ajouter une ligne distincte avec un montant négatif pour accorder une remise.
Attention
Une TVA erronée est l'erreur la plus fréquente. Vérifiez pour chaque forfait que le paramètre de TVA (incluse/exclue) correspond au type de client.
L'absence de groupe de revenus signifie que le chiffre d'affaires n'atterrit pas dans votre comptabilité. Vérifiez chaque ligne.
Ne pas tester avant la mise en service réserve des surprises lors de votre premier devis réel.
Étape suivante : Configurer les lignes de facture