Sur la page Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités se trouvent les paramètres de l'application Bas Medewerker et des types de temps par défaut. Dans cet article, nous abordons les sections Application mobile et Types de temps par défaut pour l'enregistrement automatique.
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités pour consulter et modifier ces paramètres.
Section : Application mobile
Ces paramètres déterminent ce que les collaborateurs voient et peuvent faire dans l'application Bas Medewerker.
Les collègues peuvent voir les données les uns des autres
Ce que cela fait : Si cette option est activée, les collaborateurs peuvent consulter les coordonnées de leurs collègues dans l'application (nom, numéro de téléphone).
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Les collaborateurs peuvent voir le numéro de téléphone de leurs collègues dans l'application |
Désactivé(recommandé) | Les coordonnées des collègues ne sont pas visibles |
Notre conseil : Désactivez cette option
Rendre le devis accepté visible pour le collaborateur
Ce que cela fait : Si cette option est activée, les collaborateurs (déménageurs, chefs d'équipe) peuvent consulter le devis signé via l'application. Ils voient alors les prix et les accords conclus avec le client.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Les collaborateurs peuvent consulter le devis avec les montants |
Désactivé (recommandé) | Les collaborateurs voient uniquement le bon de mission, sans les montants |
Notre conseil : La plupart des entreprises choisissent de désactiver cette option. Les informations sur les prix sont sensibles et donnent lieu à des discussions inutiles. Les collaborateurs n'ont pas besoin des prix pour bien faire leur travail. Le chef d'équipe peut consulter le bon de mission avec les services convenus, sans les montants.
Scan obligatoire des colis
Ce que cela fait : Si cette option est activée, les collaborateurs doivent scanner chaque colis (carton, caisse, meuble) dans l'application avant de le charger ou de le décharger.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Les collaborateurs doivent scanner chaque article avec l'application |
Désactivé (par défaut) | Le scan est facultatif |
Notre conseil : Laissez ceci désactivé pendant l'onboarding. Le scan obligatoire est un changement important dans la méthode de travail de vos déménageurs. N'introduisez cela que lorsque votre équipe est habituée à l'application et comprend bien le processus de scan.
Jours à l'avance pour rendre le planning disponible pour les collaborateurs
Ce que cela fait : Détermine combien de jours à l'avance les collaborateurs peuvent voir leur planning dans l'application.
Valeur par défaut : 2 jours
Valeur | Ce que le collaborateur voit |
1 jour | Uniquement le planning de demain |
2 jours (par défaut) | Planning pour après-demain |
7 jours | Planning pour la semaine à venir |
14 jours | Planning pour les 2 semaines à venir |
Notre conseil pendant l'onboarding : Gardez-le à 2 jours ou réglez-le sur 14 jours pour tester en profondeur. Après la mise en service, 2 jours est un bon compromis : le planning est à jour et les collaborateurs peuvent planifier un jour à l'avance.
Astuce : Si vous avez beaucoup de changements de dernière minute, gardez-le à 1-2 jours. Plus le planning est visible loin à l'avance, plus le risque est grand que les collaborateurs consultent des informations obsolètes.
À partir de quelle heure les nouveaux rendez-vous seront-ils visibles ?
Ce que cela fait : Détermine l'heure à partir de laquelle les nouvelles modifications de planning deviennent visibles pour les collaborateurs dans l'application.
Valeur par défaut : 16h00
Exemple : Si vous modifiez un planning à 08h00 et que ce paramètre est réglé sur 16h00, le collaborateur ne verra la modification dans l'application qu'à partir de 16h00.
Notre conseil : Laissez ce paramètre sur 16h00 ou ajustez-le à l'heure à laquelle votre planificateur finalise le planning pour le lendemain.
Minutes d'avance à l'entrepôt avant le déménagement
Ce que cela fait : Détermine combien de minutes avant l'heure de départ les collaborateurs doivent être présents à l'entrepôt. Le système affiche cela dans l'application. Nous arrondissons toujours au quart d'heure en faveur de l'heure de départ.
Valeur par défaut : 5 minutes
Notre conseil : 5 minutes suffisent. Cela laisse aux collaborateurs juste assez de temps pour charger la camionnette et partir.
Afficher les rendez-vous pour la saisie des heures après cette date
Ce que cela fait : Détermine à partir de quelle date les collaborateurs peuvent saisir leurs heures dans l'application. Les rendez-vous antérieurs à cette date ne sont plus affichés pour l'enregistrement des heures.
Valeur par défaut : Configurez cette date sur celle de votre mise en service avec Bas (ou la date de début de votre onboarding).
Notre conseil : Configurez cette date sur celle à laquelle vous avez commencé avec Bas. Vous évitez ainsi que les collaborateurs tentent de saisir des heures pour des rendez-vous qui figuraient encore dans l'ancien système.
Section : Types de temps par défaut pour l'enregistrement automatique
Ces paramètres déterminent quel type de temps est automatiquement attribué aux activités dans l'enregistrement des heures. Le système enregistre automatiquement ce que fait un collaborateur (conduire, déménager, monter, etc.) et lui associe le type de temps approprié.
Types de temps disponibles
Type de temps | Ce que cela signifie |
Travailler | Temps de travail productif |
Conduire | Temps de trajet aller-retour chez le client |
Entrepôt | Temps de travail à l'entrepôt/au bureau |
Temps de repos | Pause ou congé (non productif) |
Monter | Spécifique : montage de meubles |
Démonter | Spécifique : démontage de meubles |
Charger | Spécifique : chargement du stockage |
Décharger | Spécifique : déchargement du stockage |
Emballer | Spécifique : service d'emballage |
Correspondance par défaut
Voici la liste complète des activités et le type de temps recommandé :
Activité | Type de temps recommandé | Explication |
Type de temps de trajet | Conduire | Temps sur la route aller-retour chez le client |
Type de temps au bureau/à l'entrepôt | Entrepôt | Temps de travail sur le site fixe |
Autre type de temps | Travailler | Toutes les autres activités |
Type de temps de congé | Temps de repos | Vacances, jours de congé |
Type de temps de maladie | Travailler | Les heures de maladie sont enregistrées comme temps de travail |
Service extérieur | Travailler | Activités en dehors de l'entrepôt |
Service intérieur | Travailler | Activités au bureau |
Pause | Temps de repos | Pause déjeuner, pause café |
Évacuation des déchets | Travailler | Évacuer les déchets après le déménagement |
Déménagement | Travailler | Le déménagement lui-même |
Placer des panneaux | Travailler | Placer des panneaux de signalisation |
Remise des clés | Travailler | Remise après le déménagement |
Récupérer des panneaux | Travailler | Récupérer les panneaux de signalisation |
Prêt de collaborateurs | Travailler | Prêté à une autre entreprise |
Travailler à l'entrepôt | Entrepôt | Travail de stockage, préparation |
Monter | Monter | Assembler les meubles |
Démonter | Démonter | Désassembler les meubles |
Chargement du stockage | Charger | Charger des marchandises en stockage |
Déchargement du stockage | Décharger | Retirer des marchandises du stockage |
Emballer | Emballer | Service d'emballage chez le client |
Notre conseil : La correspondance par défaut est bien configurée. N'ajustez cela que si vous souhaitez enregistrer un type de temps spécifique différemment. Cette correspondance détermine comment les heures sont catégorisées dans les rapports.
Conseils
Commencez avec les paramètres par défaut. La correspondance est configurée de manière logique. N'ajustez que si vous avez une raison spécifique.
Devis visible pour les collaborateurs = choix délibéré. Discutez-en avec votre équipe. Certains chefs d'équipe veulent savoir ce qui a été convenu, d'autres entreprises ne le souhaitent pas.
Introduisez le scan obligatoire plus tard. Il s'agit d'un changement important. Laissez d'abord votre équipe s'habituer à l'application avant de rendre le scan obligatoire.
Attention
Rendre le planning disponible trop loin à l'avance signifie que les collaborateurs consultent un planning susceptible de changer. Après la mise en service, 1-2 jours à l'avance suffisent généralement.
Configurer incorrectement les types de temps entraîne des rapports d'heures erronés. Si « Pause » est réglé sur « Travailler » au lieu de « Temps de repos », les pauses sont enregistrées comme des heures productives.
Ne pas configurer la date pour l'enregistrement des heures peut faire en sorte que les collaborateurs voient d'anciens rendez-vous et tentent d'y saisir des heures.
Étape suivante : Configurer le backoffice, la communication et les tâches