Sur la page Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités se trouvent les paramètres du backoffice, de la communication client et des délais des tâches. Dans cet article, nous abordons les sections Backoffice, Communication client et Tâches.
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités pour consulter et modifier ces paramètres.
Section : Backoffice
Ces paramètres déterminent l'apparence du backoffice et le fonctionnement du planning.
Nombre de lignes affichées par défaut dans les tableaux
Ce que cela fait : Détermine combien de lignes sont affichées par défaut dans les tableaux (par exemple la liste des collaborateurs, l'aperçu des dossiers, la liste des factures).
Paramètre | Résultat |
10 lignes (par défaut) | Pour 100 éléments : 10 pages |
25 lignes | Pour 100 éléments : 4 pages |
50 lignes (recommandé) | Pour 100 éléments : 2 pages |
Notre conseil : Réglez ceci sur 50 lignes. Cela offre une vue d'ensemble plus rapide et évite de cliquer sans fin d'une page à l'autre.
Inclure les collaborateurs, monte-meubles et camions de déménagement dans la disponibilité
Dans le planning, vous voyez un cercle de capacité par jour. Ce cercle affiche la capacité totale et la part déjà planifiée. Si vous cliquez sur un jour, vous voyez un aperçu avec :
Heures disponibles - la capacité totale (par ex. 10 collaborateurs x 8 heures = 80 heures)
Heures confirmées engagées - combien d'heures sont déjà planifiées
Heures planifiables - ce qu'il reste
Cela s'applique à trois catégories : Collaborateurs, Camions de déménagement et Monte-meubles. Les trois paramètres suivants déterminent quelles catégories sont incluses par défaut dans ce calcul de capacité :
Paramètre | Recommandé | Ce que cela fait |
Inclure les collaborateurs par défaut | Activé | La capacité des collaborateurs est affichée dans les cercles |
Inclure les monte-meubles par défaut | Activé | La capacité des monte-meubles est affichée dans les cercles |
Inclure les camions de déménagement par défaut | Activé | La capacité des camions est affichée dans les cercles |
Notre conseil : Activez les trois. Vous voyez ainsi en un coup d'œil, chaque jour, s'il reste de la place pour planifier un déménagement, ou si tous les collaborateurs, camions et monte-meubles sont déjà occupés.
Ne pas afficher les collaborateurs backoffice dans le planning
Ce que cela fait : Masque les collaborateurs backoffice du planning et ne les comptabilise pas dans le calcul de capacité. Les collaborateurs backoffice sont des collaborateurs qui possèdent uniquement la compétence « Administration » ou « Planificateur » et rien d'autre.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé (recommandé) | Les collaborateurs backoffice n'apparaissent pas dans le planning et ne comptent pas pour la capacité |
Désactivé (par défaut) | Tous les collaborateurs sont visibles dans le planning, y compris le personnel de bureau |
Notre conseil : Activez ceci. Les collaborateurs qui ne font que de l'administration ou de la planification n'ont pas besoin de figurer dans le planning de déménagement. Sinon, ils occupent indûment de la capacité (leurs heures comptent comme « heures disponibles » alors qu'ils ne se rendent jamais sur une mission).
Désactiver le temps de trajet automatique par défaut
Ce que cela fait : Active ou désactive le calcul automatique du temps de trajet pour les nouveaux événements dans le planning.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé (recommandé) | Le temps de trajet est calculé automatiquement sur la base des temps de trajet des camions via une API |
Désactivé | Vous devez saisir vous-même le temps de trajet pour chaque événement |
Notre conseil : Activez ceci. Bas calcule automatiquement le temps de trajet sur la base des temps de trajet réels des camions via une API. C'est plus précis qu'une estimation manuelle et cela vous fait gagner du temps pour chaque événement.
Ne pas afficher les fichiers par défaut pour les collaborateurs
Ce que cela fait : Masque par défaut tous les fichiers (documents, photos) pour les collaborateurs dans l'application.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Les collaborateurs ne voient aucun fichier par défaut dans l'application |
Désactivé (par défaut) | Les collaborateurs peuvent voir les fichiers marqués comme « visibles dans l'application » |
Notre conseil : Laissez ceci désactivé. Les collaborateurs doivent pouvoir consulter les plans, les autorisations de stationnement et d'autres documents via l'application.
Section : Communication client
Jours avant l'échéance d'une mission pour envoyer un e-mail au client
Ce que cela fait : Envoie automatiquement un e-mail de confirmation au client un certain nombre de jours avant le déménagement.
Valeur par défaut : 3 jours
L'e-mail contient automatiquement la date, l'heure d'arrivée prévue et les noms des collaborateurs affectés.
Notre conseil : Gardez-le à 3 jours. C'est suffisamment tôt pour que le client puisse se préparer, mais pas si tôt que l'information soit déjà oubliée.
Ne pas joindre de fichier ICS
Ce que cela fait : Détermine si un fichier ICS (invitation d'agenda) est joint à l'e-mail de confirmation envoyé au client.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Aucune invitation d'agenda avec l'e-mail de confirmation |
Désactivé (par défaut, recommandé) | Le client reçoit un fichier ICS qui ajoute directement le déménagement à son agenda |
Notre conseil : Laissez ceci désactivé (donc joignez BIEN le fichier ICS). Les clients trouvent pratique que la date de déménagement apparaisse automatiquement dans leur agenda.
Section : Tâches
Ces paramètres déterminent quand le système crée automatiquement des tâches. Les tâches apparaissent sur la page d'accueil du collaborateur responsable.
Paramètre | Par défaut | Ce qui se passe |
Jours avant le rendez-vous pour planifier le personnel et le matériel | 7 | Tâche pour planifier les collaborateurs et le matériel |
Jours après le déménagement pour récupérer les cartons | 30 | Tâche pour récupérer les cartons prêtés chez le client |
Jours avant le déménagement pour réserver le stockage | 5 | Tâche pour réserver un espace de stockage |
Jours avant le déménagement pour livrer les cartons | 30 | Tâche pour livrer les cartons chez le client |
Jours avant le déménagement pour placer les panneaux | 5 | Tâche pour organiser les panneaux de signalisation |
Jours avant le déménagement pour ajuster le certificat de garantie | 7 | Tâche pour demander le certificat de garantie |
Jours avant le déménagement pour demander les autorisations | 30 | Tâche pour demander les autorisations de stationnement |
Jour après le rendez-vous où celui-ci doit être clôturé | 1 | Tâche pour clôturer administrativement le rendez-vous |
Jours après le déménagement pour envoyer la facture | -7 | Tâche pour envoyer la facture |
Attention : Pour « Jours après le déménagement pour envoyer la facture », la valeur peut être négative. -7 signifie que la tâche apparaît 7 jours avant le déménagement. C'est utile si vous souhaitez établir et préparer la facture à l'avance.
Conseils
50 lignes dans les tableaux fait gagner du temps. Vous cliquez beaucoup moins d'une page à l'autre.
Toujours inclure la disponibilité. En incluant les collaborateurs, les monte-meubles et les camions dans la disponibilité, vous évitez les doubles réservations.
Ajustez les délais des tâches après la mise en service. Après quelques semaines d'utilisation de Bas, vous saurez si les valeurs par défaut sont réalistes pour votre entreprise.
Attention
Autorisations à 5 jours est trop court pour la plupart des communes. Ajustez ceci à au moins 14 jours, et de préférence 30 jours.
Désactiver le temps de trajet automatique signifie que vous devez estimer manuellement le temps de trajet pour chaque déménagement. Cela prend beaucoup de temps et est source d'erreurs.
Ne pas joindre le fichier ICS signifie que les clients doivent ajouter manuellement la date de déménagement à leur agenda. Le risque qu'ils oublient la date est plus élevé.
Étape suivante : Fonctionnalités : Enregistrement des heures