Sur la page Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités se trouvent les paramètres de facturation. Ceux-ci déterminent comment les factures sont composées, quand les factures de stockage sont préparées et si le système envoie automatiquement des rappels.
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités pour consulter et modifier ces paramètres.
Afficher les totaux par ligne pour les tarifs horaires
Ce que cela fait : Affiche le montant total par ligne sur la facture pour les tarifs horaires.
Paramètre | Ce que le client voit sur la facture |
Activé (recommandé) | « Emballage : 3 heures x 45 par heure = 135 » |
Désactivé | « Emballage : 3 heures x 45 par heure » (sans total par ligne) |
Notre conseil : Activez ceci. Les clients veulent voir en un coup d'œil ce que coûte chaque service.
Afficher les quantités par ligne pour les tarifs horaires
Ce que cela fait : Affiche le nombre d'heures par ligne sur la facture.
Paramètre | Ce que le client voit sur la facture |
Activé | « Emballage : 3 heures x 45 par heure » |
Désactivé | « Emballage : 45 par heure » (sans le nombre d'heures) |
Notre conseil : Cela dépend de votre préférence. Si vous souhaitez être transparent sur le nombre d'heures, activez cette option. Si vous préférez afficher uniquement le montant total, laissez-la désactivée.
Afficher les totaux
Ce que cela fait : Affiche le montant total en bas de la facture.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé (recommandé) | Le montant total est affiché sur la facture |
Désactivé | Aucun montant total visible |
Notre conseil : Activez ceci. Une facture sans montant total prête à confusion pour le client.
Facturer le stockage à l'avance
Ce que cela fait : Détermine si l'option « facturer à l'avance » est activée par défaut pour les nouveaux dossiers de stockage.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé (recommandé) | Pour un nouveau dossier de stockage, « facturer à l'avance » est automatiquement coché |
Désactivé | Vous devez indiquer manuellement si vous facturez à l'avance ou après coup |
Notre conseil : Laissez ceci activé. La plupart des entreprises de déménagement facturent le stockage à l'avance (le client paie pour la période à venir). Si vous facturez généralement après coup, désactivez cette option.
Facturer le volume le plus élevé par jour
Ce que cela fait : Ce paramètre est spécifique au stockage réparti. Avec le stockage réparti, vous avez un client professionnel dont vous stockez des articles avec des entrées et sorties continues. Vous facturez sur la base de tarifs au m² ou au m³ par jour.
Avec ce paramètre, vous déterminez si le système facture sur la base de la quantité la plus élevée stockée un jour donné, ou de la dernière mutation de ce jour-là.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | La facture est calculée sur la base du volume de pointe (mutation la plus élevée) par jour |
Désactivé (par défaut) | La facture est calculée sur la base de la dernière mutation par jour |
Qu'est-ce que le stockage réparti ?
Le stockage réparti est un dossier de stockage pour un client professionnel dans lequel vous entreposez et retirez quotidiennement des marchandises. Pensez à une grande entreprise qui stocke des meubles, des stocks ou du matériel et qui ajoute ou retire régulièrement des articles. Vous facturez sur la base du volume réellement utilisé (m² ou m³) par jour.
Important pour le stockage réparti : - Facturez toujours après coup. Comme le volume change quotidiennement, vous ne pouvez pas facturer à l'avance. - Désactivez « Facturer le stockage à l'avance » pour ces dossiers. - N'utilisez pas « Jours à l'avance pour préparer les factures de stockage » pour le stockage réparti. Si vous préparez les factures à l'avance, vous manquerez des jours de facturation (les jours entre la préparation et la date de facturation ne sont alors pas comptabilisés).
Jours à l'avance pour préparer les factures de stockage
Ce que cela fait : Détermine combien de jours avant la date de facturation le système prépare automatiquement la facture de stockage.
Valeur par défaut : 10 jours
Exemple : Si la date de facturation est le 1er mars et que vous avez configuré 10 jours, la facture est préparée le 19 février. Vous avez ainsi le temps de vérifier la facture avant son envoi.
Notre conseil : 10 jours est un bon point de départ pour le stockage régulier. Cela vous laisse largement le temps de vérifier les factures.
Attention : Pour le stockage réparti (clients professionnels avec entrées et sorties quotidiennes), vous ne pouvez pas préparer les factures à l'avance. Si vous le faites, vous manquerez les jours de facturation entre la préparation et la date de facturation. Le stockage réparti se facture toujours après coup.
Envoyer automatiquement des rappels pour les factures
Ce que cela fait : Si une facture n'est pas payée à temps, le système envoie automatiquement un rappel de paiement au client.
Paramètre | Ce qui se passe |
Activé | Rappels automatiques pour les factures échues |
Désactivé (par défaut) | Vous envoyez les rappels manuellement |
Notre conseil : Désactivez ceci pendant l'onboarding. Vous pouvez l'activer plus tard une fois certain que votre processus de facturation fonctionne correctement. Des rappels automatiques envoyés par un système mal configuré peuvent créer de la confusion chez les clients.
Attention : N'activez ce paramètre que lorsque vous êtes à l'aise avec le processus de facturation dans Bas. Un rappel automatique pour une facture que vous êtes encore en train de vérifier n'est pas professionnel.
Conseils
Toujours afficher les totaux. Les clients s'attendent à un montant total clair sur leur facture.
Préparer les factures de stockage largement à l'avance. Avec 10 jours, vous avez suffisamment de temps pour vérifier que le volume et les montants sont corrects.
N'activer les rappels automatiques que plus tard. Attendez que votre processus de facturation fonctionne bien avant d'activer cette option.
Attention
Activer les rappels automatiques pendant l'onboarding peut faire en sorte que les clients reçoivent des rappels pour des factures encore en cours de traitement. Attendez la mise en service pour activer cette option.
Laisser « Facturer le stockage à l'avance » désactivé alors que vous facturez bien à l'avance signifie que vous devez cocher manuellement cette option pour chaque mission de stockage. Cela prend du temps supplémentaire et est source d'erreurs.
Étape suivante : Fonctionnalités : Application mobile et types de temps