Un forfait est l'ensemble des règles financières pour un type de chantier donné. Il détermine ce qui apparaît sur le devis, ce qui figure sur la facture, quelle TVA est calculée, et où le chiffre d'affaires atterrit dans votre comptabilité.
Chaque dossier dans Bas est lié à exactement un forfait. Lorsque vous créez un chantier, vous choisissez un forfait, et ce forfait détermine tout ce qui se passe ensuite sur le plan financier.
Qu'est-ce qu'un forfait détermine ?
Un forfait détermine :
Quelles lignes apparaissent sur le devis (ce que voit le client)
Quelles lignes apparaissent sur la facture (ce qui est facturé)
Quel groupe de revenus correspond à chaque ligne (où le chiffre d'affaires atterrit dans la comptabilité)
Quelle TVA est calculée (21 %, 0 % ou autoliquidation)
Si les lignes sont fixes, calculées ou optionnelles
À quel moment les lignes apparaissent (devis, acceptation, après finalisation, etc.)
Pourquoi avez-vous besoin de forfaits ?
Chaque entreprise de déménagement travaille différemment. L'une a deux forfaits (particulier et professionnel), l'autre en a dix (par donneur d'ordre, par type de déménagement, par contrat-cadre).
Les forfaits garantissent la cohérence de votre processus financier. Dès que vous avez sélectionné un forfait pour un dossier, le système sait : - Quels prix il doit calculer - Quelles lignes apparaissent sur le devis - Ce qui doit être facturé - Où atterrit le chiffre d'affaires dans votre comptabilité
Lignes calculées et moments
Lignes calculées
Une ligne de devis peut être calculée. Cela signifie que le système calcule automatiquement le prix sur la base d'éléments issus du dossier. Vous sélectionnez les éléments à prendre en compte et vous les regroupez sur une seule ligne de devis.
Éléments disponibles pour les lignes calculées :
Élément | Ce que c'est |
Mètre cube | Volume du déménagement |
Déménageurs | Nombre de collaborateurs planifiés |
Heures | Temps de travail calculé |
Cartons | Nombre de cartons |
Supplément bâtiment | Supplément basé sur le type de logement |
Temps de trajet | Temps de trajet aller-retour chez le client |
Distance | Kilomètres |
Monte-meuble | Frais de monte-meuble |
Kit de déménagement | Frais de kit de déménagement |
Heures déménageur emballeur / Nombre de déménageurs emballeurs | Pour les services de déménageur emballeur |
Heures d'emballage / Emballeurs | Service d'emballage |
Heures de déballage / Déballeurs | Service de déballage |
Certificat de garantie | Frais de certificat |
Assurance | Frais d'assurance |
Autorisation de stationnement | Frais d'autorisation de stationnement |
Évacuation des déchets | Frais de traitement des déchets |
Frais de garde-meuble par période | Frais de garde-meuble périodiques |
Supplément pour déménagement via garde-meuble | Frais supplémentaires pour un déménagement avec garde-meuble |
Exemple : Vous créez une ligne de devis « Déménagement conforme à la liste d'inventaire » et sélectionnez les éléments : Heures, Déménageurs, Mètre cube, Temps de trajet, Distance, Monte-meuble et Kit de déménagement. Le système calcule automatiquement le prix total sur la base de ces éléments. Le client voit une seule ligne claire sur le devis.
Astuce : Pour un déménagement particulier de A à B avec des lignes calculées, vous n'avez pas besoin de configurer des lignes de facture séparées. Les lignes de devis sont automatiquement reprises sur la facture.
Moments dans un forfait
Chaque forfait a un flux de travail avec cinq moments. Pour chaque moment, vous pouvez définir quelles lignes apparaissent :
Moment | Quand | Ce qui se passe |
Devis | Lors de l'établissement du devis | Le client voit les lignes de devis avec les prix |
Acceptation du devis | Après l'accord du client | D'éventuelles lignes supplémentaires sont ajoutées |
Début du chantier | Le jour du déménagement | Lignes pour l'exécution |
Garde-meuble chargé | Après le chargement en garde-meuble | Les lignes de garde-meuble sont activées |
Après le dernier rendez-vous | Après la finalisation du chantier | Les lignes de facture deviennent définitives |
La plupart des lignes se trouvent au moment Devis. Les autres moments servent aux lignes qui ne sont connues que plus tard (par exemple le décompte final après le déménagement).
Les trois forfaits standard
Pour chaque onboarding, nous commençons avec au moins trois forfaits :
Forfait 1 : Particulier direct (de A à B)
Un client déménage de l'adresse A à l'adresse B, sans garde-meuble.
Lignes typiques : - Frais de déménagement (calculés sur la base des mètres cubes) - Frais d'administration (montant fixe) - Service de cartons (optionnel) - Démontage/montage (optionnel) - Emballage/déballage (optionnel)
TVA : Incluse (le client voit le montant final TTC)
Forfait 2 : Particulier via garde-meuble
Identique au déménagement direct, mais avec des lignes supplémentaires pour le garde-meuble : - Frais de mise en garde-meuble (chargement) - Frais de sortie de garde-meuble (déchargement) - Frais de garde-meuble par conteneur (ligne récurrente par mois) - Frais de manutention
TVA : Incluse
Forfait 3 : Professionnel / à l'heure
Pour les clients professionnels, vous travaillez souvent sans lignes de devis, uniquement avec des lignes de facture. Le forfait fonctionne alors comme une grille tarifaire : une liste de toutes les lignes possibles avec des tarifs fixes.
Lignes de facture typiques : - Heures chef d'équipe (à l'heure, par ex. 35 par heure) - Heures déménageur (à l'heure, par ex. 32 par heure) - Heures déménageur emballeur (à l'heure, par ex. 42 par heure) - Heures véhicules (à l'heure, par ex. 25 par heure)
TVA : Exclue (TVA mentionnée séparément, les clients professionnels la récupèrent)
Important pour les forfaits professionnels :
Lignes récurrentes : l'icône de répétition (les flèches au-dessus de la corbeille) permet qu'une ligne de facture se répète par rendez-vous travaillé. Si un dossier compte 5 jours de travail, le système génère la ligne 5 fois - regroupée par jour, avec la date automatiquement indiquée sur la ligne de facture.
Activer « Ignorer les lignes avec une quantité de 0 » : cela vous évite de devoir supprimer des lignes de facture lors de l'établissement d'une facture. Les lignes non renseignées sont automatiquement ignorées. Le forfait fonctionne ainsi réellement comme une grille tarifaire.
Moments de signature : vous pouvez définir, par type de rendez-vous, que les collaborateurs doivent faire signer un bon de travail. Configurez ceci pour chaque service pour lequel vous souhaitez une signature.
Astuce : Commencez avec ces trois forfaits. Avez-vous des contrats-cadres avec des donneurs d'ordre fixes ? Créez alors un forfait distinct par donneur d'ordre avec les tarifs appropriés.
TVA incluse ou exclue
C'est une erreur fréquente. Veillez à bien configurer ce point :
Type de client | Paramètre TVA | Pourquoi |
Clients particuliers | TVA incluse | Le client voit le montant final. C'est ce qu'il paie. |
Clients professionnels | TVA exclue | TVA mentionnée séparément. Les clients professionnels récupèrent la TVA. |
Si vous configurez cela de travers, les clients particuliers reçoivent un devis sans TVA et sont surpris par le montant plus élevé de la facture. Ou les clients professionnels reçoivent un devis TVA incluse et pensent qu'ils paient trop cher.
Pourquoi est-ce complexe ?
Les forfaits sont complexes car ils touchent plusieurs éléments : - Lignes de devis - Lignes de facture - Groupes de revenus - Codes TVA - Liaison comptable
Si l'un de ces cinq éléments est mal configuré, le reste ne sera pas correct non plus.
Attention : C'est l'élément auquel le plus de temps est consacré pendant l'onboarding. C'est normal. Prenez le temps nécessaire et faites-le avec votre spécialiste onboarding.
Quand créer un forfait séparé ?
Ne créez un forfait séparé que si les tarifs ou les lignes sont réellement différents :
Créez un forfait séparé pour :
Différents types de clients (particulier vs. professionnel)
Différents modes de facturation (direct vs. via garde-meuble)
Contrats-cadres avec des donneurs d'ordre fixes (Achmea, NN, Salverda)
Différents traitements de TVA
Ne créez pas de forfait séparé pour :
Petites différences de services (utilisez des lignes optionnelles)
Exceptions ponctuelles (adaptez manuellement le devis)
Tarifs saisonniers (adaptez le forfait par période)
Astuce : Une entreprise avait 68 forfaits - c'est ingérable. Utilisez plutôt des lignes optionnelles et « ignorer les lignes à zéro » pour couvrir plus de scénarios avec moins de forfaits.
Contrats-cadres
Si vous avez des clients professionnels avec des accords fixes, créez un forfait distinct par contrat-cadre. Chaque forfait comporte alors les tarifs et les règles de facturation propres à ce donneur d'ordre spécifique.
Exemple :
Forfait | Donneur d'ordre | Particularités |
Assureur A | Grand assureur | Prix au m³ fixes, numéro de commande comme référence |
Assureur B | Autre assureur | Grille tarifaire propre, format de numéro de référence propre |
Relocation Bureau X | Partenaire relocation | Par projet, tarifs horaires, 2 moments de facturation |
Administration Y | Administration publique | À l'heure, formulaires propres |
Pour chaque forfait, vous configurez les tarifs, groupes de revenus et la structure de facturation appropriés.
Forfait par client professionnel (sous-traitance)
Travaillez-vous en tant que sous-traitant pour plusieurs donneurs d'ordre ? Créez alors un forfait distinct par donneur d'ordre. Chaque forfait est en fait une grille tarifaire pour ce donneur d'ordre spécifique.
Pourquoi un forfait distinct par donneur d'ordre : - Chaque donneur d'ordre peut appliquer des tarifs différents - Vous voyez précisément le chiffre d'affaires généré par donneur d'ordre - Les factures sont établies automatiquement selon les accords conclus avec ce donneur d'ordre - Vous évitez les erreurs car les collaborateurs sélectionnent le bon forfait lors de la création d'un dossier
Astuce : Donnez au forfait le nom du donneur d'ordre (par ex. « Donneur d'ordre X - à l'heure » ou « Relocation Bureau Y - export »). Ainsi, chacun sait immédiatement quel forfait correspond à quel donneur d'ordre.
Astuces
Commencez avec trois forfaits. Particulier direct, particulier via garde-meuble, et professionnel à l'heure. Étendez plus tard si nécessaire.
Utilisez des noms reconnaissables. « Particulier direct » est préférable à « Forfait 1 » ou « Standard ».
Testez avec un scénario réel. Après la configuration, créez un devis test basé sur un déménagement récent. Le prix est-il correct ? Les lignes sont-elles correctes ?
Prenez le temps. Ce n'est pas quelque chose que vous faites en 15 minutes. Prévoyez au moins une heure, avec votre spécialiste onboarding.
Attention
Une TVA erronée est l'erreur la plus fréquente. Vérifiez pour chaque forfait que le paramètre de TVA (incluse/exclue) correspond au type de client.
Changer de forfait sur un dossier existant peut faire disparaître le bouton de facturation ou fausser les montants. Dans ce cas, créez plutôt un nouveau dossier.
Trop de forfaits rendent le système ingérable. Gardez une vue d'ensemble claire.
Étape suivante : Configurer les lignes de devis