Peppol ist ein europäisches Netzwerk für das elektronische Versenden und Empfangen von Rechnungen. Anstatt eine PDF per E-Mail zu versenden, geht die Rechnung über ein gesichertes Netzwerk direkt an das Buchhaltungssystem Ihres Kunden. Keine Anhänge, keine manuelle Eingabe, keine Fehler beim Empfang.
Was Peppol in Bas macht: - Rechnungen versenden über das Peppol-Netzwerk anstatt per E-Mail - Kundendaten abrufen aus dem Peppol-Verzeichnis (Name, Adresse, BTW-Nummer) - Automatisch prüfen, ob ein Geschäftskunde im Peppol-Netzwerk registriert ist - Auf PDF zurückgreifen, wenn ein Kunde noch nicht an Peppol angeschlossen ist
Achtung: In Belgien ist Peppol seit 2026 für alle Geschäftsrechnungen verpflichtend. In den Niederlanden wird die Verpflichtung um 2030 erwartet. Sie können jetzt schon mit den Kunden beginnen, die bereits angeschlossen sind.
Warum Peppol?
Ohne Peppol | Mit Peppol | |
Versand | PDF per E-Mail | Automatisch über ein gesichertes Netzwerk |
Empfang | Kunde gibt Rechnung manuell ein | Rechnung kommt direkt im Buchhaltungssystem an |
Fehler | Tippfehler beim Abtippen | Keine manuelle Eingabe nötig |
Status | Keine Empfangsbestätigung | Sichtbar, ob die Rechnung angekommen ist |
Aktueller Stand
Belgien: Peppol ist für alle Geschäftsrechnungen verpflichtend (seit 2026)
Niederlande: Etwa 68.815 Unternehmen sind an Peppol angeschlossen (rund 3% aller Unternehmen)
Zukunft: Ab 2030 wird Peppol auch in den Niederlanden für alle Geschäftsrechnungen verpflichtend
Nicht jeder Kunde ist bereits im Peppol-Netzwerk registriert. Das ist kein Problem: In diesem Fall versendet Bas einfach eine PDF-Rechnung. Sie müssen nie einen Kunden zwingen, sich anzumelden.
Schritt 1 - Peppol aktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Verknüpfungen
Suchen Sie Peppol und klicken Sie auf Verknüpfen
Geben Sie die angeforderten Unternehmensdaten ein (unter anderem Ihre KvK- und BTW-Nummer)
Klicken Sie auf Speichern
Tipp: Aktivieren Sie Peppol vorzugsweise gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten. Dieser kann direkt prüfen, ob Ihre Unternehmensdaten korrekt eingegeben wurden und ob die erste Synchronisierung reibungslos verläuft.
Schritt 2 - Kunden im Peppol-Verzeichnis suchen
Wenn Sie einen neuen Geschäftskunden anlegen, können Sie prüfen, ob dieser bereits im Peppol-Netzwerk registriert ist. Wird der Kunde gefunden, ruft Bas automatisch die Daten ab.
Starten Sie das Anlegen eines neuen Dossiers oder eines neuen Kunden
Wählen Sie beim Kundentyp Geschäftlich
Bas bietet an, im Peppol-Verzeichnis zu suchen
Geben Sie den Unternehmensnamen ein und klicken Sie auf Suchen
Wählen Sie das passende Ergebnis aus der Liste
Erwartetes Ergebnis: Die folgenden Daten werden automatisch ausgefüllt:
Angabe | Was abgerufen wird |
Unternehmensname | Der offiziell registrierte Name |
Adresse | Die vollständige Rechnungsadresse |
BTW-Nummer | Die validierte BTW-Nummer |
Der Kunde wird direkt mit dem Peppol-Netzwerk verknüpft. Bei der nächsten Rechnung wird diese automatisch über Peppol versendet.
Tipp: Wenn Sie beim Anlegen von Kunden das Peppol-Verzeichnis nutzen, erhalten Sie sofort eine validierte BTW-Nummer und die korrekte Rechnungsadresse. Das erspart Ihnen spätere Korrekturen.
Schritt 3 - Rechnung über Peppol versenden
Das Versenden selbst funktioniert genauso wie gewohnt. Bas bestimmt automatisch, ob eine Rechnung über Peppol oder als PDF versendet wird.
Erstellen Sie eine Rechnung auf die gewohnte Weise
Klicken Sie auf Versenden (oder schließen Sie die Rechnung über Ihre Standard-Arbeitsweise ab)
Bas prüft automatisch, ob der Kunde im Peppol-Netzwerk registriert ist
Kunde ist in Peppol registriert: die Rechnung wird über das Peppol-Netzwerk versendet
Kunde ist nicht in Peppol registriert: die Rechnung wird als PDF per E-Mail versendet
Erwartetes Ergebnis: Die Rechnung erscheint in der Peppol-Übersicht mit dem Status "Versendet" oder "Zugestellt".
Achtung: Rechnungen werden mehrmals täglich mit dem Peppol-Netzwerk synchronisiert. Es kann etwas dauern, bevor eine versendete Rechnung den Status "Zugestellt" erhält. Das ist normal.
Schritt 4 - Peppol-Aktivitäten einsehen
Sie können den Status all Ihrer Peppol-Rechnungen in der Aktivitätsübersicht verfolgen.
Gehen Sie zur Peppol-Verknüpfung in Ihren Einstellungen
Öffnen Sie das Aktivitätsübersicht
Sehen Sie sich pro Rechnung den Status an: versendet, zugestellt oder fehlgeschlagen
Filtern Sie nach Erfolgreich oder Nicht erfolgreich, um Probleme schnell zu finden
Bei einem fehlgeschlagenen Versand: klicken Sie auf Erneut versuchen
Erwartetes Ergebnis: Eine Übersicht aller Peppol-Rechnungen mit ihrem aktuellen Status. Fehlgeschlagene Versendungen können Sie direkt erneut versuchen.
Bestehende Kunden mit Peppol verknüpfen
Sie können nicht nur neue Kunden nachschlagen. Auch bestehende Geschäftskunden, die bereits in Ihrem System stehen, werden automatisch geprüft.
Beim Versenden einer Rechnung an einen Geschäftskunden, der noch nicht mit Peppol verknüpft ist, gibt Bas eine Meldung aus
Sie können den Kunden in diesem Moment noch im Verzeichnis nachschlagen und verknüpfen
So erfassen Sie auch ältere Kunden, die inzwischen im Peppol-Netzwerk registriert sind
Tipp: Sie müssen nicht alle Ihre Kunden manuell durchgehen. Bas prüft bei jeder Rechnung automatisch, ob der Kunde inzwischen in Peppol registriert ist. Bestehende Kunden werden so automatisch erfasst.
Belgische Kunden
Für belgische Umzugsunternehmen gelten zusätzliche Regeln:
Anforderung | Erläuterung |
Peppol verpflichtend | Alle Geschäftsrechnungen müssen über Peppol versendet werden |
BTW-Nummer verpflichtend | Die BTW-Nummer des Kunden muss auf jeder Geschäftsrechnung stehen |
Fallback | Wenn ein belgischer Kunde noch nicht in Peppol registriert ist, müssen Sie dennoch eine PDF versenden. Dies kommt bei kleinen Unternehmen vor, die sich noch nicht registriert haben |
Achtung: Achten Sie darauf, dass die BTW-Nummer Ihrer belgischen Kunden immer ausgefüllt ist. Ohne BTW-Nummer auf der Rechnung erfüllen Sie nicht die belgische Gesetzgebung. Das Peppol-Verzeichnis füllt dies automatisch aus, wenn Sie den Kunden dort nachschlagen.
Tipps
Aktivieren Sie Peppol bereits während des Onboardings. Auch wenn Sie noch wenige Kunden haben, die an Peppol angeschlossen sind, ist es sinnvoll, die Verknüpfung schon jetzt einzurichten. So sind Sie für die Zukunft vorbereitet und erfassen bereits jetzt die Kunden, die angeschlossen sind.
Nutzen Sie das Peppol-Verzeichnis bei jedem neuen Geschäftskunden. Sie erhalten sofort validierte Unternehmensdaten, die richtige Rechnungsadresse und eine korrekte BTW-Nummer. Das erspart später Korrekturen und Rücksendungen.
Prüfen Sie regelmäßig die Aktivitätsübersicht. Besonders am Anfang ist es sinnvoll zu kontrollieren, ob Rechnungen erfolgreich ankommen. Fehlgeschlagene Versendungen können Sie direkt erneut versenden.
Belgische Kunden: Füllen Sie immer die BTW-Nummer aus. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und für einen erfolgreichen Peppol-Versand erforderlich.
Achtung
Nicht alle Kunden sind in Peppol registriert. In den Niederlanden sind erst rund 3% der Unternehmen angeschlossen. Bas versendet automatisch eine PDF als Fallback, aber kontrollieren Sie bei wichtigen Kunden, ob die Rechnung angekommen ist.
Die Synchronisierung erfolgt nicht in Echtzeit. Rechnungen werden mehrmals täglich mit dem Peppol-Netzwerk synchronisiert. Direkt nach dem Versenden kann der Status noch auf "In Bearbeitung" stehen. Geben Sie es etwas Zeit.
Die belgische Verpflichtung gilt bereits jetzt. Wenn Sie belgische Geschäftskunden fakturieren, ist Peppol keine Option, sondern eine Verpflichtung. Sorgen Sie dafür, dass die Verknüpfung aktiv ist, bevor Sie Ihre erste belgische Rechnung versenden.
Einen Kunden nicht im Verzeichnis gefunden? Das bedeutet, dass sich der Kunde selbst nicht bei Peppol angemeldet hat. Sie können einen Kunden nicht zwingen, sich zu registrieren. Versenden Sie in diesem Fall eine PDF-Rechnung.
Mehr erfahren?
Buchhaltungssoftware verknüpfen - Verknüpfen Sie Ihre Buchhaltung mit Bas für die automatische Rechnungsverarbeitung
Weitere Verknüpfungen - Übersicht aller verfügbaren Verknüpfungen in Bas
Nächster Schritt: E-Mails mit Dossiers verknüpfen - Leiten Sie E-Mails an Bas weiter und verknüpfen Sie sie mit dem richtigen Dossier.