(Uniquement si vous proposez du stockage)
Maintenant que vous avez créé vos entrepôts, vous pouvez ajouter les unités de stockage individuelles : les conteneurs, caisses, palettes ou autres unités dans lesquelles vous stockez les affaires de vos clients. Vous avez deux options : la saisie manuelle ou l'importation en masse.
Étape 1 - Choisissez votre méthode
Vous avez deux façons de créer du stockage :
A) Manuellement (pour de petites quantités)
Utilisez cette méthode si vous : - avez moins de 10 unités - souhaitez ajouter les unités une par une - n'avez pas ou ne souhaitez pas créer de fichier Excel
B) Importation en masse via Excel (recommandé pour les grandes quantités)
Utilisez cette méthode si vous : - avez plus de 10 unités - souhaitez travailler plus rapidement - disposez déjà d'un aperçu dans Excel
Astuce : L'importation en masse fait gagner énormément de temps. Saisir 50 conteneurs prend 2 minutes avec l'importation en masse contre 30 minutes manuellement. C'est la méthode recommandée pour la plupart des entreprises.
Étape 2 - Création manuelle
Allez dans WMS > Stockage. Cliquez sur Nouveau stockage.
Renseignez les informations suivantes :
Champ | Quoi renseigner | Exemple |
Numéro | Numéro unique de l'unité | Container 001 |
Type | Type de stockage | Conteneur / Caisse / Palette / Rayonnage / Stockage dispersé |
Contenance (m3) | Mètres cubes de l'unité | 12 |
Propriété | Conteneur en propriété ou loué ? | Oui |
Entrepôt | Dans quel entrepôt se trouve cette unité | Entrepôt Industrieweg |
Emplacement de stockage | Dans quelle section (uniquement en cas de structure complexe) | Hall A |
Cliquez sur Enregistrer. Répétez cette opération pour chaque unité.
Étape 3 - Préparer l'importation en masse
C'est la méthode recommandée pour la plupart des entreprises. Créez un fichier Excel avec les colonnes suivantes :
Colonne | Obligatoire | Exemple |
Type | Oui | Container |
Numéro | Oui | 001 |
Contenance (m3) | Recommandé | 12 |
Entrepôt | Oui | Entrepôt Industrieweg |
Emplacement de stockage | Non (uniquement en cas de structure complexe) | Hall A |
Propriété | Non (vide = Oui automatiquement) | Oui |
Exemple de fichier Excel :
Type | Numéro | Contenance | Entrepôt | Emplacement de stockage | Propriété |
Container | 001 | 12 | Entrepôt Industrieweg | Oui | |
Container | 002 | 12 | Entrepôt Industrieweg | Oui | |
Container | 003 | 12 | Entrepôt Industrieweg | Oui | |
Kist | 301 | 4 | Entrepôt Industrieweg | Oui | |
Kist | 302 | 4 | Entrepôt Industrieweg | Oui |
Étape 4 - Nettoyer l'Excel
Avant d'importer, vérifiez vos données :
Cohérence de la nomenclature :
Correct : Conteneur 001, Conteneur 002, Conteneur 003
Incorrect : conteneur 1, Conteneur 02, CONTENEUR 3
Noms d'entrepôts corrects :
Vérifiez que l'entrepôt correspond exactement au nom dans Bas
Correct : Entrepôt Industrieweg (comme dans Bas)
Incorrect : entrepôt industrieweg, Industrieweg, Entrepôt 1
Cellules vides :
Renseignez tous les champs obligatoires
Laissez les champs facultatifs vides ou renseignez-les
Attention : La qualité de votre Excel détermine la réussite de l'importation. Des données désordonnées (majuscules et minuscules mélangées, numérotation incohérente, cellules vides) posent des problèmes. Prenez le temps de nettoyer votre fichier avant d'importer.
Étape 5 - Importer
Allez dans WMS > Stockage
Cliquez sur Ajout en masse
Téléchargez votre fichier Excel
Associez les colonnes :
Associez « Type » à Type
Associez « Container » à Numéro
Associez « Loods » à l'entrepôt correspondant
Cliquez sur Importer
Vérifiez le résultat dans l'écran d'aperçu
Confirmez l'importation
Exemples de correspondance de colonnes :
Colonne Excel | Associer au champ Bas |
Type | Type |
Numéro | Numéro |
Contenance | Contenance (m3) |
Entrepôt | Entrepôt (sélectionnez le bon) |
Astuce : Vous n'êtes pas obligé de remplir toutes les colonnes. Pour une importation rapide, seuls le numéro de caisse (ou numéro de conteneur) et l'entrepôt sont nécessaires. Les autres colonnes sont facultatives et vous pouvez les compléter plus tard. Faites correspondre, dans l'écran d'importation, les colonnes de votre Excel aux champs de Bas - le système reconnaît automatiquement les noms de colonnes les plus courants.
Le système crée maintenant toutes les unités en une seule fois.
Étape 6 - Vérifiez le résultat
Après l'importation (ou la saisie manuelle) :
Allez dans WMS > Stockage
Filtrez par entrepôt
Vérifiez que toutes les unités sont présentes
Vérifiez que la numérotation est correcte
Vérifiez que le bon entrepôt et le bon emplacement sont associés
Quelque chose ne va pas ? Vous pouvez modifier les unités en cliquant dessus et en utilisant le petit crayon. Vous pouvez aussi désactiver des unités dont vous n'avez plus besoin.
Étape 7 - Situations particulières
Plusieurs clients dans un même conteneur
Il arrive que deux clients partagent un conteneur. La solution : divisez le conteneur en ajoutant une lettre ou un chiffre.
Unité | Client | Explication |
Conteneur 22A | Jansen | Première moitié du conteneur 22 |
Conteneur 22B | De Vries | Deuxième moitié du conteneur 22 |
Chaque moitié est associée séparément au dossier du client concerné et facturée séparément. Vous créez simplement deux unités avec le même emplacement mais un nom différent.
Si l'un des deux clients récupère ses affaires : - Supprimez l'unité du client qui part (par ex. Conteneur 22A) - Renommez l'unité restante avec le numéro d'origine (Conteneur 22B devient Conteneur 22)
Stockage dispersé
Le stockage dispersé s'applique aux situations où les affaires d'un client ne se trouvent pas dans un conteneur ou une caisse délimité, mais dispersées dans votre entrepôt.
Quand utiliser cela ?
Des palettes placées sur un rayonnage
Des meubles isolés placés dans un coin
Des articles d'un fabricant de cuisines : des éléments dans la rangée 1, des appareils dans la rangée 5, des plans de travail dans la rangée 3
Comment cela fonctionne-t-il ?
Dans Bas, vous créez pour cela un dossier de stockage dispersé. Au lieu d'un numéro de conteneur, vous enregistrez pour chaque article : - Ce qui est stocké - Où cela se trouve (par ex. "Le bureau se trouve en rangée A, case 12, palette 3")
Cela vous donne un aperçu détaillé de tous les articles et de leurs emplacements.
Astuce : Le stockage dispersé n'est nécessaire que pour les situations de stockage complexes. La plupart des entreprises fonctionnent très bien avec des conteneurs et caisses standard. Commencez par cela et n'utilisez le stockage dispersé que si c'est vraiment nécessaire.
Étape 8 - Numérotation et codage
Définissez à l'avance un système pour votre numérotation. Voici quelques options courantes :
Système | Exemple | Quand l'utiliser |
Continu | Container 001, 002, 003 | Simple, un seul entrepôt |
Par plage | Kist 301-399, Kist 601-699 | Séparer les différents types |
Avec code d'emplacement | L3-A-1 (Entrepôt 3, Rangée A, Place 1) | Grands entrepôts complexes |
Exemples :
Continu : - Conteneur 001, Conteneur 002, Conteneur 003 - Caisse 001, Caisse 002, Caisse 003
Par plage : - Conteneur 001-099 (Entrepôt Eindhoven) - Conteneur 100-199 (Entrepôt Veldhoven) - Caisse 301-399 (Petites caisses) - Caisse 601-699 (Grandes caisses)
Avec code d'emplacement : - L1-A-1 (Entrepôt 1, Rangée A, Place 1) - L1-A-2 (Entrepôt 1, Rangée A, Place 2) - L2-B-5 (Entrepôt 2, Rangée B, Place 5)
Attention : Soyez cohérent dans votre numérotation. Si vous écrivez l'entrepôt A avec une majuscule, faites-le partout. Si vous numérotez vos conteneurs avec trois chiffres (001, 002, 003), faites-le pour tous les conteneurs. Une incohérence (Conteneur 1, conteneur 02, CONTENEUR 3) pose des problèmes lors de la recherche et du tri.
Exemple : structure de stockage typique
Entreprise avec un stockage simple (1 entrepôt, 30 conteneurs)
Entrepôt | Unité | Type | Contenance | Statut |
Entrepôt Industrieweg | Conteneur 001 | Conteneur | 12 m3 | Occupé - Fam. Jansen |
Entrepôt Industrieweg | Conteneur 002 | Conteneur | 12 m3 | Occupé - Entreprise X |
Entrepôt Industrieweg | Conteneur 003 | Conteneur | 12 m3 | Libre |
Entrepôt Industrieweg | Caisse 301 | Caisse | 4 m3 | Occupé - Fam. De Vries |
Entrepôt Industrieweg | Caisse 302 | Caisse | 4 m3 | Libre |
Entreprise avec un stockage complexe (2 entrepôts, emplacements de stockage)
Entrepôt | Emplacement de stockage | Unité | Type | Statut |
Entrepôt Eindhoven | Hall A | Conteneur 001 | Conteneur | Occupé |
Entrepôt Eindhoven | Hall A | Conteneur 002 | Conteneur | Libre |
Entrepôt Eindhoven | Hall B | Caisse 301 | Caisse | Occupé |
Entrepôt Veldhoven | Rangée 1 | Conteneur 101 | Conteneur | Occupé |
Entrepôt Veldhoven | Rangée 2 | Palette P-01 | Palette | Libre |
Astuces
Utilisez l'importation en masse à partir de 10 unités. Cela fait gagner beaucoup de temps et est moins sujet aux erreurs que la saisie manuelle.
Nettoyez votre Excel avant l'importation. Vérifiez la cohérence des noms, l'exactitude de la numérotation et les cellules vides. Des données désordonnées donnent un stockage désordonné.
Ne créez jamais un conteneur par client. Créez des conteneurs par unité physique. L'association avec les clients se fait ensuite via les dossiers.
Définissez votre système de numérotation à l'avance. Convenez de la façon de numéroter vos conteneurs avant de commencer la saisie.
Attention
Ne pas importer aveuglément un Excel désordonné. Nettoyez d'abord vos données. Des majuscules et minuscules mélangées, une numérotation incohérente et des champs manquants entraînent des problèmes difficiles à corriger.
Ne pas définir la numérotation à l'avance. Si trois collaborateurs créent des unités indépendamment sans accord sur la numérotation, vous obtenez le chaos. Convenez-en au préalable.
Créer des unités par client. Vous créez des unités par unité physique (Conteneur 001, Conteneur 002), pas par client (Conteneur Jansen, Conteneur De Vries). Vous associez ensuite les clients aux unités via les dossiers.
Étapes suivantes après la configuration du stockage
La configuration des entrepôts et des unités constitue la base. Il reste encore quelques étapes suivantes que vous aborderez plus tard dans le parcours d'onboarding (avec votre accompagnateur) :
Configurer les forfaits de stockage - tarif, TVA et groupe de chiffre d'affaires par type de stockage
Configurer la fréquence de facturation - mensuelle, trimestrielle ou annuelle
Créer un modèle de facture de stockage - l'apparence de la facture
Transférer les clients de stockage existants - si vous avez déjà des clients (migration)
Ces étapes sont plus complexes et vous ne les réalisez pas seul. Votre accompagnateur d'onboarding vous aidera pour cela.
En savoir plus ?
Gérez vos unités de stockage - Créer des unités, manuellement et via l'importation en masse
Saisie du stockage - Guide de saisie étape par étape
Étiquetage de votre stockage - Générer et imprimer des codes QR
Étape suivante : Comprendre les équipes - découvrez pourquoi les équipes sont essentielles et consultez les 8 équipes standard.