Dans Bas, des tâches sont créées automatiquement lors de certains événements : une nouvelle demande de devis, un déménagement à planifier, une facture à envoyer. Mais qui prend en charge ces tâches ? C'est ce que vous déterminez avec les équipes.
En associant les collaborateurs à des équipes, chacun ne voit que les tâches liées à sa fonction. Le planificateur voit les tâches de planning, le service de facturation voit les tâches de facturation, et le commercial voit les tâches commerciales. Sans équipes, tout le monde voit tout - et cela devient vite illisible.
Pourquoi des équipes ?
Bas compte plus de 40 tâches différentes créées automatiquement. Sans équipes, toutes ces tâches apparaissent chez tout le monde. Cela entraîne deux problèmes :
Personne ne sait ce qu'il doit prendre en charge. Si tout le monde voit tout, personne ne se sent responsable.
La liste des tâches devient ingérable. Dans une entreprise active avec 10+ dossiers par semaine, la liste des tâches grandit vite. Si vous ne filtrez pas, les gens recommencent à noter leurs tâches sur papier - exactement ce que vous voulez éviter.
La solution : répartir les tâches entre les équipes. Chaque membre d'équipe ne voit que les tâches de sa propre équipe.
Les 8 équipes standard
Bas crée automatiquement 8 équipes lors de la configuration du système. Ces équipes couvrent les principaux processus de travail d'une entreprise de déménagement. Vous n'avez pas besoin de les créer vous-même - elles existent déjà.
# | Équipe | Ce que fait cette équipe | Exemples de tâches |
1 | Général | Filet de sécurité pour les tâches qui ne correspondent à aucune autre catégorie | Notifications générales, notifications système |
2 | Ventes | Suivi des prospects, envoi des devis, relances téléphoniques | Nouvelle demande de devis, devis expiré, devis accepté |
3 | Planning | Planifier les déménagements, affecter les collaborateurs et les véhicules | Planifier la visite technique, planifier le déménagement, planifier la livraison de cartons |
4 | Facturation | Créer, envoyer et suivre les factures | Créer une facture, vérifier le paiement, envoyer un rappel |
5 | Certificats de garantie | Demander et valider les certificats Schouten Zekerheid | Demander un certificat (5 jours avant le déménagement), vérifier le certificat |
6 | Interface comptable | Vérifier la synchronisation avec votre logiciel de comptabilité | Synchroniser une facture avec Exact/Snelstart/Yuki |
7 | Dommages | Traiter les déclarations de dommages | Enregistrer un dommage, évaluer les photos, régler le dommage avec le client |
8 | RH | Congés, maladie, notes de frais et questions de personnel | Certificat d'un collaborateur qui expire, fin de contrat, planifier un entretien annuel |
Astuce : Commencez avec ces 8 équipes standard. Elles sont adaptées au fonctionnement type d'une entreprise de déménagement. Ajustez-les plus tard si vous constatez qu'il manque quelque chose ou qu'il faut changer quelque chose.
Comment fonctionnent les équipes
Lorsqu'une tâche est créée (par exemple : un nouveau devis arrive), voici ce qui se passe :
Le système vérifie l'équipe associée à cette tâche (par exemple : l'équipe Ventes)
Tous les collaborateurs de cette équipe voient la tâche sur leur page d'accueil
Un des membres de l'équipe prend en charge la tâche et la coche
La tâche disparaît de la page d'accueil de tout le monde
Cela signifie : si vous êtes dans plusieurs équipes, vous voyez toutes les tâches de ces équipes. Si vous n'êtes que dans l'équipe Planning, vous ne voyez que les tâches de planning.
Exemples : qui appartient à quelle équipe ?
Voici des exemples de répartitions typiques des rôles selon la taille de l'entreprise.
Petite entreprise de déménagement (2-3 personnes)
Dans une petite entreprise, une même personne remplit souvent plusieurs fonctions. Ce n'est pas un problème - un collaborateur peut faire partie de plusieurs équipes.
Collaborateur | Fonction | Équipes |
Jan | Propriétaire (fait tout) | Les 8 équipes |
Lisa | Administration/planning | Ventes, Planning, Facturation, Interface comptable |
Entreprise de déménagement de taille moyenne (5-10 personnes)
Collaborateur | Fonction | Équipes |
Robert | Propriétaire/directeur | Général, Ventes, Facturation |
Barbara | Administration | Facturation, Interface comptable, RH |
Mark | Planificateur | Planning, Général |
Petra | Ventes sédentaires | Ventes, Certificats de garantie |
Sandra | Collaboratrice administrative | Facturation, Dommages |
Grande entreprise de déménagement avec plusieurs sites
Collaborateur | Fonction | Site | Équipes |
Robert | Directeur | Les deux | Général, Ventes |
Barbara | Facturation | Eindhoven | Facturation, Interface comptable |
Mark | Planificateur | Eindhoven | Planning |
Dennis | Planificateur | Veldhoven | Planning |
Petra | Ventes | Eindhoven | Ventes, Certificats de garantie |
Sandra | RH | Les deux | RH, Dommages |
Astuce : Faites une liste avant de commencer. Notez pour chaque collaborateur les tâches qu'il effectue réellement dans la pratique. Cela facilite grandement l'attribution aux équipes.
Conseils
Commencez avec les 8 équipes standard. Ajustez plus tard si vous constatez qu'il manque quelque chose. La plupart des entreprises s'en sortent très bien avec les équipes standard.
Testez d'abord avec un petit groupe. Ajoutez d'abord quelques membres d'équipe et testez le fonctionnement. Étendez ensuite à toute l'équipe.
Ne créez pas trop d'équipes. Plus d'équipes peut sembler plus clair, mais en pratique cela ne fait que compliquer les choses. Restez simple.
Activez les tâches RH seulement après le lancement. Les congés, la maladie et les notes de frais constituent un projet à part. N'activez ces tâches que lorsque les fonctions de base (ventes, planning, facturation) tournent de façon stable. Faites-le au moins un mois après le lancement.
Attention
Seuls les collaborateurs du backoffice apparaissent dans la liste des équipes. Les collaborateurs qui n'ont que la compétence Déménageur ou Chef d'équipe (sans Administration ni Planificateur) ne peuvent pas être ajoutés aux équipes. C'est logique : ils travaillent dans l'application, pas dans le backoffice.
Trop d'équipes rend le système illisible. Si vous avez 15 équipes, plus personne ne sait où classer une tâche. Restez sur les 8 équipes standard, sauf si vous avez une très bonne raison d'en ajouter.
En savoir plus ?
Créer des équipes (pour les tâches) - Créer et composer des équipes
Tout sur les tâches - Aperçu complet du système de tâches
Étape suivante : Gérer les membres d'équipe - ajoutez des collaborateurs aux équipes et organisez le remplacement en cas de maladie ou de congé.