Maintenant que vous connaissez les 8 équipes standard, il est temps d'ajouter des collaborateurs aux équipes. C'est le cœur de cette étape : associer les bons collaborateurs aux bonnes équipes. Ainsi, chacun ne voit que les tâches liées à sa fonction.
Vous organisez également ici le remplacement : que se passe-t-il si quelqu'un est malade ou en congé ? Avec la bonne composition d'équipe, les tâches restent toujours visibles et un collègue peut les reprendre.
Étape 1 - Ajouter des membres d'équipe
Vous allez maintenant réellement associer les collaborateurs aux équipes. Voici comment procéder :
Allez dans RH > Équipes pour les tâches
Cliquez sur l'équipe à laquelle vous voulez ajouter quelqu'un (par ex. Planning)
Les détails de l'équipe apparaissent dans l'écran de droite
Cliquez sur Ajouter un membre d'équipe
Tous les collaborateurs ayant une compétence backoffice (administration ou planificateur) apparaissent dans la liste
Glissez le collaborateur souhaité vers l'équipe, ou cliquez pour l'ajouter
Répétez pour tous les collaborateurs qui appartiennent à cette équipe
Faites cela pour les 8 équipes.
Attention : Seuls les collaborateurs ayant la compétence Administration ou Planificateur apparaissent dans la liste. Les déménageurs et chefs d'équipe (qui n'utilisent que l'application) n'ont pas besoin d'être ajoutés aux équipes du backoffice. Ils n'ont pas accès au backoffice et ne voient pas la liste des tâches.
Étape 2 - Plusieurs personnes par équipe (remplacement !)
Veillez à ce que chaque équipe compte au moins deux personnes. C'est crucial pour la continuité de votre entreprise.
Pourquoi plusieurs personnes par équipe ?
Si Barbara est la seule personne dans l'équipe Facturation et qu'elle tombe malade, alors personne ne voit les tâches de facturation. Les factures ne sont pas envoyées, les rappels ne partent pas, et votre trésorerie se grippe.
En ajoutant une deuxième personne à l'équipe, il y a toujours quelqu'un pour prendre en charge les tâches.
Comment cela fonctionne-t-il en cas de maladie ?
Scénario 1 : un collègue est malade
Tous les membres de la même équipe voient les mêmes tâches. Si Barbara est malade, Sandra (qui fait aussi partie de l'équipe Facturation) voit automatiquement toutes les tâches ouvertes. Elle peut les prendre en charge directement.
Scénario 2 : un collègue est en congé
Vous avez deux options :
Option A : Les autres membres de l'équipe prennent en charge les tâches. Comme ils font partie de la même équipe, ils voient tout automatiquement.
Option B : Attribuez temporairement les tâches à un collègue spécifique. Vous faites cela via l'écran d'accueil en filtrant sur les tâches du collègue absent. Vous pouvez toujours, depuis l'écran d'accueil, changer d'équipe ou de collaborateur afin de reprendre ces tâches.
Scénario 3 : forte activité
Lorsque de nombreuses tâches sont ouvertes, elles sont réparties entre tous les membres de l'équipe. Chacun dans l'équipe voit les tâches ouvertes et peut les prendre en charge. Vous évitez ainsi qu'une personne soit surchargée pendant qu'un collègue n'a rien à faire.
Étape 3 - Déléguer ou reprendre des tâches
Dans la pratique quotidienne, il arrive que vous deviez reprendre les tâches d'un collègue. Bas propose pour cela une méthode simple.
Consulter les tâches d'un collègue
Allez sur l'écran d'accueil
Utilisez le filtre : « Afficher les tâches de [collègue] »
Vous voyez maintenant toutes les tâches ouvertes de ce collègue
Reprenez les tâches que vous souhaitez traiter
Attribuer temporairement des tâches
Si un collègue est absent pendant une longue période (congé, maladie), vous pouvez : - Retirer temporairement le collègue d'une équipe et ajouter un remplaçant - Ou reprendre les tâches via l'écran d'accueil sans modifier la composition de l'équipe
Astuce : En cas d'absence prolongée, convenez à l'avance de qui reprend quelles tâches. Une brève passation de 5 minutes évite que des tâches restent en attente.
Exemple : aperçu complet des équipes
Voici un exemple d'un aperçu d'équipe entièrement complété :
Équipe | Membres de l'équipe | Nombre de tâches (actives) |
Général | Robert, Mark | 3 |
Ventes | Petra, Robert | 4 |
Planning | Mark, Dennis | 5 |
Facturation | Barbara, Sandra | 6 |
Certificats de garantie | Petra, Barbara | 3 |
Interface comptable | Barbara | 2 |
Dommages | Sandra, Robert | 4 |
RH | Sandra, Barbara | 3 |
Notez que Barbara fait partie de quatre équipes. Ce n'est pas un problème. Elle voit dans sa liste de tâches toutes les tâches de ces quatre équipes. Comme les tâches sont clairement étiquetées, elle sait exactement ce qui relève de quel domaine de travail.
Conseils
Veillez à avoir au moins deux personnes par équipe. Sans remplaçant en cas de maladie ou de congé, les tâches restent en attente. Cela vous coûte de l'argent et de la satisfaction client.
Établissez une répartition des rôles sur papier. Notez pour chaque collaborateur : qui fait quoi ? Cela facilite grandement l'attribution aux équipes et évite les discussions par la suite.
Testez la relève. Après la configuration, créez un dossier de test et vérifiez que les bonnes tâches apparaissent chez les bonnes personnes. Vous êtes ainsi certain que les équipes sont correctement configurées.
Ajustez en fonction des retours. Commencez avec une première répartition et demandez à votre équipe après une semaine : voyez-vous les bonnes tâches ? Ajustez si nécessaire.
Attention
Aucun remplaçant par équipe est un risque. Si la seule personne d'une équipe tombe malade, personne ne voit les tâches. Ajoutez toujours au moins deux personnes par équipe.
Pas toutes les tâches à une seule personne. Si un collaborateur fait partie des 8 équipes, il n'a plus de focus. Répartissez la responsabilité entre plusieurs personnes.
Ne pas oublier d'ajouter des remplaçants. C'est l'erreur la plus fréquente : des équipes avec une seule personne. Ajoutez toujours une deuxième personne, même si elle ne s'en occupe qu'occasionnellement.
En savoir plus ?
Créer des équipes (pour les tâches) - Créer et composer des équipes
Configurer les tâches sur l'écran d'accueil - Organiser et filtrer les tâches sur l'écran d'accueil
Tout sur les tâches - Aperçu complet du système de tâches
Étape suivante : Comprendre les tâches - découvrez quelles tâches standard Bas propose et lesquelles vous sont nécessaires.