Travaillez-vous avec des intérimaires d'agences comme Weaver, Young Ones ou Logistics Force ? Créez alors des comptes génériques. Avez-vous des indépendants réguliers qui reviennent souvent ? Créez alors des comptes personnels. Cet article explique les deux méthodes.
Étape 1 - Déterminez le type de travailleur temporaire
Il existe deux scénarios :
A) Agence d'intérim (personnes changeantes)
Utilisez des comptes génériques si : - Vous travaillez avec une agence d'intérim (Weaver, Young Ones, etc.) - Ce sont chaque fois des personnes différentes - Vous n'avez pas de contact personnel avec les travailleurs temporaires
B) Indépendants réguliers (qui reviennent régulièrement)
Utilisez des comptes personnels si : - Vous avez un indépendant qui revient régulièrement - Vous planifiez toujours la même personne - Vous voulez une communication directe avec l'indépendant
Étape 2 - Créer des comptes génériques (intérimaires)
Créez un certain nombre de collaborateurs génériques par agence d'intérim. Ce sont des comptes-espaces réservés pour des personnes changeantes.
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Nom | Nom de l'agence + numéro d'ordre | Weaver 1 |
Adresse e-mail | Fictive, unique | |
Date de naissance | Date standard (le système exige ce champ) | 01-01-2000 |
Type de contrat | Portage salarial / Intérim | Intérim |
Disponibilité | Mettre à 0 ! | 0 heure par semaine |
Astuce : Dans Bas, les intérimaires et travailleurs temporaires relèvent du type de contrat Portage salarial / Intérim. Avez-vous des travailleurs sur appel avec un contrat zéro heure ? Enregistrez-les avec le type de contrat Variables et zéro heure (voir l'article Configurer le planning de travail).
Répétez cette opération pour autant de créneaux d'intérim que nécessaire. Trois à cinq par agence d'intérim est un bon point de départ.
Exemples de comptes génériques :
Nom | Contrat | Disponibilité | |
Weaver 1 | Intérim | 0 heure | |
Weaver 2 | Intérim | 0 heure | |
Young Ones 1 | Intérim | 0 heure |
Étape 3 - Pourquoi une disponibilité à 0 ?
C'est le point clé. Si vous mettez la disponibilité à 0 : - Le travailleur temporaire n'apparaît pas par défaut dans le planning - Vous l'ajoutez manuellement à un chantier quand il travaille réellement - Après le chantier, le travailleur temporaire disparaît à nouveau de l'affichage du planning
Si vous ne faites pas cela, tous vos travailleurs temporaires apparaissent chaque jour dans le planning. Avec 20 comptes Weaver, votre planning se retrouve rempli de personnes qui ne sont pas présentes.
Attention : Une disponibilité à 0 est cruciale pour un planning lisible avec des comptes génériques. C'est différent des collaborateurs permanents, pour lesquels vous renseignez bien un planning de travail.
Étape 4 - Rendre un travailleur temporaire disponible pour un chantier
Si vous avez besoin d'un intérimaire pour un chantier :
Allez sur le collaborateur (par ex. « Weaver 1 »)
Cliquez sur Disponibilité
Sélectionnez la date à laquelle l'intérimaire travaille
Cochez : Disponible
Enregistrer
Le travailleur temporaire apparaît maintenant dans le planning pour ce jour précis et peut être affecté à un chantier.
Après le chantier :
Vous avez deux options : - Option 1 : Rendre le travailleur temporaire à nouveau indisponible (le planning reste propre) - Option 2 : Le laisser tel quel (il apparaît dans le planning, mais cela peut être pratique si vous utilisez souvent cette personne)
Astuce : Pour les intérimaires changeants : rendez-les à nouveau indisponibles après le chantier. Pour les intérimaires que vous utilisez souvent : laissez-les tels quels.
Étape 5 - Créer des comptes personnels (indépendants réguliers)
Avez-vous un indépendant qui revient régulièrement ? Vous pouvez alors créer un compte personnel. Cela fonctionne comme pour un collaborateur ordinaire.
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Nom | Vrai nom + « (indépendant) » | Jan Bakker (indépendant) |
Adresse e-mail | Véritable adresse e-mail de l'indépendant | |
Type de contrat | Indépendant / Intérim | Indépendant |
Planning de travail | Renseignez quand l'indépendant travaille | Lun-Ven 7h00-16h00 |
Envoyer l'invitation :
Après la création du compte : 1. Envoyez l'invitation pour l'application collaborateur 2. L'indépendant reçoit un e-mail avec ses identifiants de connexion 3. L'indépendant peut maintenant utiliser l'application lui-même
Avantages d'un compte personnel :
L'indépendant voit son propre planning dans l'application
Communication directe possible via l'application
Plus professionnel qu'un compte générique
L'indépendant peut enregistrer ses heures lui-même
Étape 6 - Enregistrement des heures pour les travailleurs flexibles
Les travailleurs flexibles doivent enregistrer leurs heures, afin que vous puissiez les facturer à l'agence d'intérim. Il existe deux méthodes :
Option 1 : le chef d'équipe enregistre les heures via l'application
Le chef d'équipe ouvre l'application collaborateur
Va sur le chantier
Démarre et parcourt toutes les étapes jusqu'à la dernière
Peut ajuster les horaires par collaborateur (y compris les travailleurs flexibles)
C'est la méthode la plus rapide : le chef d'équipe enregistre les heures de tout le monde en une seule fois.
Option 2 : saisie manuelle dans le backoffice
Allez dans RH > Aperçu des heures
Sélectionnez le collaborateur (par ex. « Weaver 1 »)
Ajoutez manuellement les heures pour la date et le chantier concernés
Ceci est pratique si le chef d'équipe n'a pas enregistré les heures ou si vous devez encore ajuster quelque chose après coup.
Étape 7 - Contrôle et export des heures
Pour contrôler et exporter les heures des travailleurs flexibles :
Allez dans RH > Aperçu des heures
Filtrez par :
Par collaborateur (par ex. tous les comptes Weaver)
Par date/période (par ex. la semaine dernière)
Contrôlez les heures
Exportez vers Excel
Colonnes de l'export :
Colonne | Ce qui y figure |
Nom du collaborateur | par ex. Weaver 1 |
Date | Date de travail |
Chantier/dossier | Sur quel chantier il a travaillé |
Heures travaillées | Nombre d'heures |
Écarts | Éventuelles heures en plus ou en moins |
Statut de validation | Validé ou à contrôler encore |
Cet export vous sert à facturer l'agence d'intérim.
Exemple : effectif type de travailleurs temporaires
Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un aperçu complet des travailleurs temporaires :
Nom | Type | Disponibilité | Usage | |
Weaver 1 | Intérim | 0 heure | Compte générique | |
Weaver 2 | Intérim | 0 heure | Compte générique | |
Young Ones 1 | Intérim | 0 heure | Compte générique | |
Jan Bakker (indépendant) | Indépendant | Lun-Ven 7-16h | Compte personnel |
Notez que les comptes génériques ont une disponibilité de 0. Ils n'apparaissent dans le planning que lorsque vous les rendez disponibles pour un jour précis.
Conseils
Utilisez des noms reconnaissables pour les travailleurs temporaires. « Weaver 1 », « Weaver 2 » fonctionne mieux que « Intérim A », « Intérim B » - vous savez immédiatement de quelle agence ils viennent.
Créez suffisamment de créneaux. Trois à cinq par agence d'intérim est un bon point de départ. Vous pouvez toujours en ajouter davantage.
Compte personnel pour les indépendants réguliers. C'est plus professionnel et l'indépendant peut utiliser l'application lui-même.
Enregistrez les heures via le chef d'équipe. C'est plus rapide que la saisie manuelle dans le backoffice.
Exportez chaque semaine. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble et pouvez facturer l'agence d'intérim à temps.
Attention
Disponibilité non mise à 0 pour les comptes génériques fait que votre planning se remplit de personnes qui ne sont pas présentes. Mettez toujours la disponibilité à 0 pour les comptes génériques de travailleurs temporaires.
Aucune distinction entre générique et personnel crée de la confusion. Utilisez des comptes génériques pour les intérimaires changeants et des comptes personnels pour les indépendants réguliers.
Ne pas enregistrer les heures signifie que vous ne pouvez pas facturer les travailleurs flexibles. Assurez-vous que le chef d'équipe ou le backoffice enregistre toujours les heures.
Ne pas exporter fait que vous n'avez aucune vue d'ensemble des heures travaillées. Exportez chaque semaine ou chaque mois.
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